Quy trình + Mẫu Lập Bản Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự

Alehub Solution 24 Tháng Hai, 2024

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh ngày nay, việc có một kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết và hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của một tổ chức. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch tuyển dụng không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hãy cùng bắt đầu và tìm hiểu cách lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất!

Mục lục bài viết

8 Bước Trong Quy Trình Lập Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự

Quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một phần quan trọng trong việc xây dựng và phát triển một đội ngũ nhân sự vững mạnh và đa dạng. Điều này đặc biệt đúng trong môi trường kinh doanh ngày nay, khi sự cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân tài ngày càng gay gắt. Với 8 bước này, tổ chức có thể tiến hành một quy trình tuyển dụng có tổ chức và hiệu quả.

Bước 1: Xác định rõ mục tiêu tuyển dụng của công ty bạn

Khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, việc xác định mục tiêu tuyển dụng là bước quan trọng nhất để hướng dẫn quy trình và đảm bảo sự thành công của kế hoạch. Mục tiêu tuyển dụng cung cấp hướng dẫn và tiêu chí để đo lường hiệu suất và tiến độ của quá trình tuyển dụng. Để xác định mục tiêu tuyển dụng của bạn, bạn có thể tuân theo nguyên tắc SMART:

Xem mẫu bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự tại đây

Cụ thể (Specific)

Thay vì chỉ đặt mục tiêu “tuyển dụng nhân viên mới”, bạn nên xác định rõ số lượng nhân viên bạn muốn tuyển dụng và các vị trí cụ thể. Để chính xác hơn, bạn nên tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân sự từ các trường bộ phận trong công ty.

Có thể đo lường được (Measurable)

cần đo lường để đánh giá tiến độ và hoàn thành. Điều này có thể bao gồm số lượng nhân viên được tuyển dụng, thời gian cần để tuyển dụng mỗi ứng viên, hoặc tỷ lệ giữ chân nhân viên.

Có thể đạt được (Achievable)

Đảm bảo mục tiêu tuyển dụng cần phải khả thi và có thể đạt được với nguồn lực và điều kiện hiện có của công ty.

Thực tế (Realistic)

cần phải phản ánh được thực tế về khả năng và nguồn lực của tổ chức. Đặt ra mục tiêu quá cao có thể dẫn đến áp lực cho nhân viên tuyển dụng và giảm hiệu quả của quá trình tuyển dụng.

Dựa trên thời gian (Time-bound)

Mục tiêu tuyển dụng cần phải có thời hạn cụ thể để đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng diễn ra trong khoảng thời gian hợp lý và hiệu quả. Việc đặt một thời gian cụ thể giúp tăng cường sự tập trung vào tiến độ của quá trình tuyển dụng.

Ví dụ về một mục tiêu tuyển dụng SMART có thể là: “Tuyển dụng 10 nhân viên mới vào vị trí nhân viên kinh doanh trong vòng 3 tháng tới.” Điều này cung cấp một mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và dựa trên thời gian.

Bước 2: Liệt kê những yêu cầu cần có ở vị trí tuyển dụng

Việc liệt kê những đặc điểm cần có của nhân viên cần tìm kiếm có thể giúp doanh nghiệp xác định những ứng viên phù hợp. Từ danh sách này cùng với thông tin tiếp nhận chuẩn bị trước đó, người tuyển dụng sẽ lên một bản mô tả công việc – JD hoàn thiện.

Nếu bạn chưa có đủ chuyên môn, hãy hỏi các leader, trưởng nhóm về vai trò, nhiệm vụ của vị trí đó. Không chỉ về bằng cấp, kỹ năng, kinh nghiệm, bạn cần lưu ý về những phẩm chất, tính cách của ứng viên để dễ dàng đào tạo và hòa nhập với văn hoá công ty. Ví dụ:

Kỹ năng chuyên môn: Kỹ năng, kiến thức cần thiết để thực hiện được công việc
Kinh nghiệm làm việc: Kinh nghiệm trước đó trong lĩnh vực hoặc vị trí tương tự
Bằng cấp và chứng chỉ: đã đạt được trước đó bổ sung cho công việc
Kỹ năng mềm: giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian, giải quyết vấn đề, đàm phán,…
Phẩm chất, tính cách cá nhân: tự tin, trách nhiệm, sáng tạo, chịu được áp lực công việc, ham học hỏi, cầu tiến,…
Ngôn ngữ: đặc biệt với vị trí cần giao tiếp, làm việc môi trường nước ngoài.

Bước 3: Đặt ngân sách tuyển dụng phù hợp

Dự kiến ngân sách tuyển dụng sẽ đảm bảo có đủ nguồn lực để chi trả cho những chi phí phục vụ cho kế hoạch.

Xem mẫu bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự tại đây

Những loại chi phí bạn cần tổng hợp như:

Chi phí cho từng phương pháp tuyển
Phí quảng cáo
Chi phí đào tạo
Công nghệ tuyển dụng áp dụng
Lương thử việc (nếu ứng viên không nhận việc)…

Dựa trên những chi phí trên, người tuyển dụng sẽ xác định được ngân sách cần để hoàn thành kế hoạch tuyển dụng nhân sự đã đề ra. Việc đặt ngân sách cũng rất quan trọng để đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả.

Bước 4: Lựa chọn phương pháp tìm ứng viên hợp lý

Phương pháp tuyển dụng rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới số lượng và chất lượng ứng viên nhận được. Hiện nay có rất nhiều cách để tuyển dụng ứng viên, như:

Đăng tuyển trên các website tuyển dụng (TopCV, Jobsgo, Vietnamwork,…)
Tuyển dụng trên các trang mạng xã hội (Facebook, LinkedIn, Zalo,…)
Dịch vụ cung cấp ứng viên
Headhunt
Tham gia sự kiện tuyển dụng, Job Fair trường đại học…

Để xác định phương pháp tuyển dụng phù hợp, đem lại hiệu quả cao, bạn cần xem xét những yếu tố sau đây:

Đánh giá mục tiêu tuyển dụng để xác định nơi ứng viên xuất hiện
Đánh giá phương pháp dựa trên tính hiệu quả, tính phù hợp
Xác định nguồn tài chính: phù hợp và đem lại hiệu quả

Bước 5: Lập bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Lập bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự là quá trình tạo ra một kế hoạch chi tiết và có cấu trúc để thu hút, lựa chọn và tuyển dụng nhân viên mới phù hợp với tổ chức. Bước này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và tính chi tiết để đảm bảo rằng mọi hoạt động tuyển dụng diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Tải mẫu bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự tại đây

Xác định số lượng nhân sự cần tuyển: Xác định chính xác số lượng và loại hình vị trí cần tuyển cho từng phòng ban hoặc vị trí cụ thể trong tổ chức.
Thời gian tuyển dụng: Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của đợt tuyển dụng, bao gồm cả thời gian đăng tin, nhận hồ sơ, phỏng vấn và thông báo kết quả.
Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết: Tạo ra bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí tuyển dụng, bao gồm các nhiệm vụ, kỹ năng, và yêu cầu khác.
Xác định tổng kinh phí: Xác định tổng kinh phí dành cho đợt tuyển dụng, bao gồm cả chi phí đăng tin trên các trang web tuyển dụng và các chi phí khác như dịch vụ tuyển dụng ngoài.
Chọn các kênh tuyển dụng: Xác định các kênh tuyển dụng phù hợp như trang web tuyển dụng, mạng xã hội, hoặc các sự kiện tuyển dụng để đảm bảo tiếp cận đến ứng viên tiềm năng.
Lập lịch trình thực hiện các bước: Thiết lập lịch trình chi tiết cho mỗi bước trong quy trình tuyển dụng, từ việc đăng tin, nhận hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá ứng viên, cho đến thông báo kết quả và tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 6: Rà soát kế hoạch và gửi duyệt lên cấp trên

Trước khi gửi kế hoạch lên cấp trên duyệt, bạn nên thực hiện rà soát lại toàn bộ, đảm bảo mọi chi tiết đều đã được xem xét kỹ lưỡng. Cùng với đó, hãy đánh giá lại tính khả thi về nguồn lực, chi phí và các kênh tuyển dụng dự kiến sử dụng.

Sau khi đã hoàn chỉnh kỹ lưỡng mới tiến hành gửi duyệt lên cấp trên. Hãy lắng nghe và xem xét ý kiến đóng góp sửa đổi từ cấp trên để hoàn thiện hơn bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự.

Bước 7: Tiến hành thực hiện kế hoạch

Xem mẫu bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự tại đây

Khi đã hoàn thành kế hoạch, bạn hãy bắt tay vào thực hiện ngay.

Theo kế hoạch đã được duyệt, bạn tiến hành tìm kiếm ứng viên bao gồm: đăng tin tuyển dụng trên các kênh, đàm phán với các bên dịch vụ tuyển dụng, chuẩn bị cho sự kiện tuyển dụng,…

Sau đó tiếp nhận và xem xét CV ứng viên theo yêu cầu đề ra trước đó. Rồi tiến hành phân loại và lựa chọn ứng viên tiềm năng để tham gia phỏng vấn. Phỏng vấn để đưa ra đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và tính phù hợp với công việc. Cùng với đó là tham chiếu xác minh thông tin trong hồ sơ có chính xác, đúng sự thật.

Dựa trên kết quả các bước trên, HR cũng trưởng phòng ban liên quan tiến hành đánh ra và chọn ra ứng viên phù hợp cho vị trí cần tuyển. Sau đó, người tuyển dụng sẽ liên hệ tới ứng viên được chọn, thương lượng và thống nhất mức offer nhận được. Và tiếp đón ứng viên và chuẩn bị cho quá trình đào tạo nhân viên mới.

Bước 8: Báo cáo tiến độ và chỉnh sửa tối ưu kế hoạch

Đừng quên lưu lại những chỉ số theo thời gian và theo từng giai đoạn tuyển dụng. Từ đây, bạn có thể xem xét, so sánh chỉ số trước đó và đánh giá mức độ hiệu quả của kế hoạch lần này.

Để kế hoạch ngày càng tối ưu và phát triển thêm, hãy thay đổi và cập nhật dựa trên những kinh nghiệm trong quá trình thực hiện. Cùng với đó, hãy lưu ý lại để lưu ý thực hiện kế hoạch cho những giai đoạn tiếp theo.

10+ Mẫu Lập Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự Đa Dạng từng Phân Loại

Để đáp ứng nhu cầu của môi trường làm việc đa dạng, cũng như tăng cường sự đa dạng và bao gồm mọi tầng lớp trong tổ chức, việc sử dụng các mẫu lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự đa dạng là một cách thông minh và hiệu quả.

Dưới đây là một số mẫu lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự đa dạng có thể được áp dụng trong các loại hình doanh nghiệp hiện tại. Từ đây giúp đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng không chỉ tập trung vào việc chọn lựa ứng viên phù hợp với vị trí, mà còn đảm bảo tính đa dạng và bao gồm của nhân sự trong tổ chức.

Mẫu lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự Dài hạn theo năm

Mẫu lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn theo năm cung cấp một cơ sở chắc chắn cho việc dự đoán và lập kế hoạch về nhân sự trong tương lai.

Thông tin trong mẫu lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự Dài hạn theo năm bao gồm:

Vị trí tuyển dụng
Đơn vị
Số lượng
Lý do tuyển
Mức lương dự kiến
Thời gian dự kiến tuyển: Nhận HS, Test, PV
Nguồn tuyển dụng nhân sự
Hội đồng tuyển dụng
Dự trì chi phí tuyển dụng nhân sự

Bằng cách xác định số lượng và loại hình nhân sự cần thiết, định rõ các kỹ năng và năng lực yêu cầu, và xác định thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện quy trình tuyển dụng, tổ chức có thể tiến hành tuyển dụng một cách có hệ thống và hiệu quả.

MAU-KE-HOACH-TUYEN-DUNG-NHAN-SU-1

>>> Tải file PDF mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn

Mẫu lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự Ngắn hạn

Mẫu lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn cung cấp một kế hoạch linh hoạt và chi tiết cho việc tuyển dụng trong khoảng thời gian ngắn, thường là từ 1 đến 3 tháng, hoặc khi có nhu cầu tuyển dụng đột xuất.

Mẫu đơn lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự:

Tiêu đề, tiêu ngữ, vị trí, phòng ban tiếp nhận yêu cầu
Yêu cầu tuyển dụng: đơn vị, chức danh, mô tả công việc, yêu cầu, số lượng, dự kiến thời gian đi làm,…
Kế hoạch tuyển dụng: thời gian sơ tuyển hồ sơ, tuyển dụng vòng 1, vòng 2, hội đồng tuyển dụng,…

Xem thêm: So Sánh Ưu Nhược Điểm Của Các Kênh Tuyển Dụng Nhân Sự

Từ những thông tin trên, kết quả là, doanh nghiệp có thể đảm bảo nhu cầu nhân lực ngắn hạn của mình được đáp ứng kịp thời, giữ cho hoạt động kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

MAU-KE-HOACH-TUYEN-DUNG-NHAN-SU-NGAN-HAN

>>> Tải file PDF mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn

Tổng hợp mẫu lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Phần tổng hợp mẫu này cung cấp một khung làm việc tổng quan cho việc xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức, lập kế hoạch tuyển dụng, và triển khai các biện pháp tuyển dụng phù hợp.

Với tổng hợp mẫu lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, tổ chức có thể xác định rõ các vị trí cần tuyển dụng, đặt ra các tiêu chí và yêu cầu cho ứng viên, xác định nguồn tài nguyên tuyển dụng, lên lịch trình tuyển dụng, và đánh giá hiệu quả của quá trình tuyển dụng.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Thời Điểm Lập Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự Phù Hợp Nhất

Thời điểm lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp nhất có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Bao gồm ngành nghề, kích thước và mô hình kinh doanh của tổ chức, tình hình thị trường lao động,… Cụ thể:

Khi có nhu cầu mở rộng hoặc phát triển kinh doanh: Khi tổ chức đang mở rộng hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh mới, việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là cần thiết để đảm bảo có đủ nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu mới.
Trước khi có nhu cầu cụ thể: Khi tổ chức nhận thấy rằng họ sắp phải điền vào một số vị trí cụ thể, như vị trí quản lý mới, vị trí chuyên gia chính hoặc các vị trí chiến lược khác, việc lập kế hoạch tuyển dụng trước đó giúp họ chuẩn bị và tìm kiếm ứng viên phù hợp.
Khi có sự thay đổi lớn trong tổ chức: Khi tổ chức trải qua sự thay đổi lớn như sáp nhập, mua lại, hoặc tái cơ cấu, việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ giúp đảm bảo rằng tổ chức có đủ nhân lực để thích ứng với sự thay đổi và đạt được mục tiêu mới.
Theo mùa: Trong một số ngành nghề nhất định, có những mùa cao điểm trong việc tuyển dụng nhân sự, như mùa hè cho ngành lữ hành và nhà hàng, hoặc mùa mua sắm cho bán lẻ. Lập kế hoạch tuyển dụng trước mùa cao điểm có thể giúp tổ chức chuẩn bị và thu hút ứng viên tốt nhất.
Khi có nhu cầu thay đổi về kỹ năng và chuyên môn: Khi tổ chức muốn cập nhật hoặc mở rộng các kỹ năng và chuyên môn của nhân viên, việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ giúp họ tìm kiếm ứng viên có những kỹ năng và chuyên môn mới phù hợp.

Tầm Quan Trọng Lập Bản Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự

Lập bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một phần không thể thiếu trong quản lý nhân sự của bất kỳ tổ chức nào,

Dự báo và ước lượng nhu cầu nhân sự: Kế hoạch tuyển dụng giúp tổ chức dự báo và ước lượng nhu cầu nhân sự trong tương lai dựa trên kế hoạch phát triển kinh doanh và chiến lược tổ chức.
Phù hợp và hiệu quả: Bằng cách lập kế hoạch tuyển dụng, tổ chức có thể đảm bảo rằng số lượng và chất lượng nhân sự được tuyển dụng phản ánh nhu cầu thực tế của tổ chức, từ đó tối ưu hóa hiệu quả làm việc và sự phát triển.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Lập kế hoạch tuyển dụng trước giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách tránh tình trạng tuyển dụng gấp rút hoặc không cân nhắc, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
Thu hút ứng viên tốt nhất: Bằng cách có một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng và cụ thể, tổ chức có thể thu hút và giữ chân những ứng viên có chất lượng cao và phù hợp nhất với vị trí và môi trường làm việc.
Điều chỉnh linh hoạt: Kế hoạch tuyển dụng không chỉ là một tài liệu cố định mà còn là một công cụ linh hoạt, có thể điều chỉnh và cập nhật theo thời gian và yêu cầu thị trường lao động, giúp tổ chức thích ứng với biến động và thay đổi.

Nội Dung Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự Cần Những Thông Tin Gì?

Trước khi tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, bạn cần đảm bảo một vài thông tin dưới đây để đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin và quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:

Nội Dung Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự Cần Những Thông Tin Gì?

JD – Mô tả vị trí công việc

Tiêu đề vị trí công việc
Công việc và trách nhiệm chính
Yêu cầu công việc: bao gồm kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ giáo dục
Mức lương và các phúc lợi đi kèm

Cách tuyển dụng

Xác định các kênh tuyển dụng sẽ được sử dụng (ví dụ: trang web tuyển dụng, mạng xã hội, trường đại học, hội đồng tuyển dụng)
Phương pháp thu hút ứng viên (ví dụ: viết tin tuyển dụng hấp dẫn, tổ chức sự kiện tuyển dụng, tham gia các hội chợ việc làm)

Thời gian tuyển dụng

Thời gian bắt đầu và kết thúc của quá trình tuyển dụng
Lịch trình dự kiến cho các giai đoạn phỏng vấn, kiểm tra kỹ năng, và ra quyết định

Cơ cấu tổ chức

Xác định ai sẽ tham gia vào quá trình tuyển dụng và vai trò của họ
Phân chia nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm trong quá trình tuyển dụng

Phương pháp đánh giá ứng viên

Cách tiến hành phỏng vấn và đánh giá
Xác định tiêu chí đánh giá

Chào đón và hỗ trợ ứng viên

Mô tả các hoạt động chào đón và đào tạo ứng viên
Cung cấp thông tin về văn hoá tổ chức và hỗ trợ cho nhân viên mới

Lưu Ý Khi Lập Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự

Khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, có một số điểm cần lưu ý để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra một cách hiệu quả và thành công sau đây:

Tiếp cận các nguồn tuyển dụng đa dạng: Sử dụng một loạt các kênh và nguồn tuyển dụng để đảm bảo rằng bạn thu hút một lượng đa dạng ứng viên.
Tạo trải nghiệm tích cực cho ứng viên: Tạo điều kiện thuận lợi cho ứng viên tham gia vào quá trình tuyển dụng, từ giai đoạn ứng tuyển đến giai đoạn phỏng vấn và quá trình chào đón.
Liên tục đánh giá và cải thiện: Theo dõi và đánh giá hiệu suất của quá trình tuyển dụng và sẵn sàng điều chỉnh và cải thiện kế hoạch tuyển dụng khi cần thiết.

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan về quy trình lập cùng mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự cũng như nhận thức được tầm quan trọng của việc có một kế hoạch tuyển dụng chi tiết. Hãy áp dụng những kiến thức và công cụ bạn đã học được để nâng cao hiệu suất tuyển dụng của tổ chức và đạt được những mục tiêu tuyển dụng đề ra.

Đánh giá bài đăng này?

Bấm vào một ngôi sao để đánh giá nó!