Sơ Đồ Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự: Mẫu & Cách Xây Dựng

Alehub Solution 12 Tháng ba, 2024

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự là một dạng mô hình có vai trò rất quan trọng trong quá trình tìm kiếm những ứng viên tài năng cho doanh nghiệp. Trong bài viết lần này, Alehub sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về vai trò và cách xây dựng một sơ đồ tuyển dụng nhân sự hoàn chỉnh.

Mục lục bài viết

Sơ Đồ Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự Là Gì?

Sơ đồ quy trình Tuyển dụng Nhân sự là gì

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự, hay còn được gọi là lưu đồ tuyển dụng nhân sự, là một sơ đồ thể hiện rõ quy trình tuyển dụng của một doanh nghiệp.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự còn là một công cụ trực quan hóa quy trình mà các tổ chức sử dụng để tuyển chọn và bổ nhiệm nhân viên mới. Sơ đồ này không chỉ giúp các nhà quản lý nhân sự theo dõi các bước trong quy trình tuyển dụng mà còn đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng diễn ra một cách có hệ thống, nhất quán và hiệu quả.

Để xây dựng một lưu đồ tuyển dụng đạt chuẩn cần phải đáp ứng được 3 tiêu chí, bao gồm tính hiệu quả, tính khách quan và tính tối ưu. Cụ thể như sau:

Tính hiệu quả: Một quy trình tuyển dụng đạt chuẩn phải giúp cho doanh nghiệp tìm được những nhân tố phù hợp với văn hóa công ty, có đủ năng lực và kinh nghiệm để đáp ứng các yêu cầu công việc
Tính khách quan: Quy trình tuyển dụng phải đảm bảo tính công bằng, khách quan cho toàn bộ ứng viên
Tính tối ưu: Quy trình tuyển dụng cần phải được xây dựng kỹ càng, cẩn thận sao cho tối ưu thời gian và ngân sách nhất.

9 Bước Xây Dựng Sơ Đồ Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự Hiệu Quả

Quy Trình Xây Dựng Sơ đồ quy trình Tuyển dụng Nhân sự

Bước 1: Xác Định Nhu Cầu Tuyển Dụng

Bước đầu tiên trong sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự đó là xác định chính xác vị trí và số lượng ứng viên cần tuyển. Đây là giai đoạn quan trọng giúp đảm bảo rằng các nguồn lực tuyển dụng được sử dụng một cách hiệu quả và các ứng viên được chọn sẽ đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc. Để làm được điều này, nhà tuyển dụng cần phải:

Đánh giá nhu cầu nhân sự: Đánh giá số lượng nhân viên hiện tại và xác định những vị trí còn trống hoặc cần bổ sung.
Thống kê vị trí và số lượng cần tuyển: Liệt kê các vị trí công việc cần tuyển dụng và xác định rõ ràng chức danh công việc. Dựa trên phân tích nhu cầu, xác định số lượng ứng viên cần tuyển cho từng vị trí.
Xác định ngân sách và thời gian tuyển dụng
Phê duyệt nhu cầu tuyển dụng từ cấp quản lý

Bước 2: Phân Tích Vị Trí Công Việc Cần Tuyển Dụng

Ở bước tiếp theo trong xây dựng sơ đồ quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp nên nghiên cứu và phân tích rõ ràng những kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng cần có của ứng viên. Qua đó, lựa chọn hình thức và nền tảng đăng tin tuyển dụng phù hợp. Để đảm bảo những yêu cầu được đưa ra trong tin tuyển dụng phù hợp với vị trí cần tuyển, hãy xác nhận lại với nhân viên tại phòng, ban của vị trí đó.

Trong đầu mục công việc này, nhà tuyển dụng cũng cần dự kiếm mức chi phí tuyển dụng nhân sự đối với vị trí cần tuyển. Từ đây, bạn sẽ có con số cụ thể để đề xuất lên cấp trên xin kinh phí.

Tìm hiểu ngay: 7 Loại Chi Phí Tuyển Dụng Nhân Sự Cùng Cách Tối Ưu Hiệu Quả

Bước 3: Lập Mô Tả Công Việc (JD)

Sau khi đã nắm rõ những yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng, bước tiếp theo các nhà tuyển dụng cần lập danh sách mô tả đầy đủ các đầu việc, yêu cầu và thông tin liên quan đến vị trí cần tuyển.

Những nội dung chính của một bản mô tả công việc gồm có:

Giới thiệu sơ lược về doanh nghiệp
Vị trí và số lượng nhân viên cần tuyển
Mô tả các đầu việc mà ứng viên sẽ đảm nhiệm
Yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng
Thông tin về mức lương, quyền lợi và phúc lợi
Thời gian và địa điểm làm việc
Cách thức nộp hồ sơ ứng tuyển
Thông tin liên hệ của doanh nghiệp

Đây là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định nộp đơn của ứng viên, do đó hãy trình bày nó thật rõ ràng, đầy đủ, mạch lạc và chính xác.

Lưu ý khi lập mô tả công việc ở bước 3 của sơ đồ quy trình tuyển dụng:

Rõ ràng, cụ thể: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu. Tránh dùng các thuật ngữ quá chuyên môn hoặc không phổ biến.
Chính xác và đầy đủ: Đảm bảo mô tả công việc bao gồm tất cả các thông tin cần thiết để ứng viên hiểu rõ về vị trí.
Phù hợp với thực tế: Mô tả công việc cần phản ánh chính xác các nhiệm vụ và yêu cầu thực tế của vị trí, tránh quá tải hoặc thiếu sót.

Ví dụ cụ thể về mô tả công việc vị trí: Nhân viên kinh doanh (Sales Executive)

Tiêu đề công việc: Nhân viên kinh doanh (Sales Executive)

Mục tiêu công việc: Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại, đảm bảo doanh số bán hàng đạt chỉ tiêu được giao.

Nhiệm vụ và trách nhiệm:

Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua các kênh khác nhau (online, offline).
Thực hiện các cuộc gọi và gặp gỡ khách hàng để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của công ty.
Tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ.
Đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng.
Theo dõi và đảm bảo việc thanh toán từ khách hàng.
Báo cáo kết quả kinh doanh cho quản lý trực tiếp.

Yêu cầu về trình độ và kỹ năng:

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc các ngành liên quan.
Kinh nghiệm: Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng.
Kỹ năng: Giao tiếp tốt, kỹ năng đàm phán, thuyết phục khách hàng, kỹ năng làm việc nhóm.
Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (MS Office).

Môi trường làm việc: Làm việc tại văn phòng và có thể di chuyển gặp gỡ khách hàng bên ngoài.

Điều kiện làm việc:

Thời gian làm việc: 8 giờ/ngày, 5 ngày/tuần.
Có khả năng làm việc dưới áp lực và đáp ứng chỉ tiêu doanh số.

Phúc lợi và chế độ đãi ngộ:

Lương cơ bản + hoa hồng theo doanh số.
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Thưởng theo hiệu quả công việc.
Các chế độ đãi ngộ khác theo quy định của công ty.

Bước 4: Tìm Kiếm Ứng Viên Tiềm Năng

Sau khi đã có được bản JD chi tiết, các nhà tuyển dụng cần nhanh chóng đăng tải tin tuyển dụng lên các nền tảng phù hợp để tìm kiếm ứng viên. Tùy vào lĩnh vực và vị trí cần tuyển mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức đăng tuyển phù hợp.

Ví dụ, nếu cần tuyển dụng vị trí nhân viên Marketing, các nhà tuyển dụng có thể lựa chọn đăng tin trên các website tuyển dụng hoặc các nền tảng mạng xã hội. Nếu vị trí cần tuyển là công nhân nhà xưởng hoặc nhân viên bán hàng, các nhà tuyển dụng có thể lựa chọn hình thức quảng cáo OOH hoặc phát tờ rơi.

Bạn có thể tìm hiểu các nguồn tuyển dụng nhân sự cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để có thêm nhiều sự lựa chọn và đa dạng ứng viên phỏng vấn.

Bước 5: Rà Soát Đơn Ứng Tuyển

Sau khi đăng tin tuyển dụng và nhận được đơn ứng tuyển, các nhà tuyển dụng sẽ phải tiến hành rà soát đơn ứng tuyển để lựa chọn ra những CV phù hợp với yêu cầu công việc. Để nhanh chóng lọc ra những nhân tố tiềm năng nhất, hãy xây dựng một khung đánh giá ứng viên cụ thể dựa trên những yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm cũng như kiến thức chuyên môn cần có của vị trí cần tuyển.

Bước 6: Hẹn Lịch Phỏng Vấn

Sau khi đã chọn lọc được những CV phù hợp, hãy xếp lịch phỏng vấn trực tiếp để đánh giá chi tiết về trình độ, kỹ năng của ứng viên. Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể đưa ra các tình huống có thể gặp phải trong công việc để kiểm tra kỹ năng chuyên môn, kỹ năng xử lý tình huống của ứng viên. Đây cũng là dịp để ứng viên và nhà tuyển dụng đưa ra thỏa thuận về mức lương, thưởng, quyền lợi và phúc lợi của công ty cho vị trí này.

Trước khi chính thức tiến hành phỏng vấn trực tiếp, nhà tuyển dụng có thể phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại hoặc gửi bài test kiểm tra năng lực của ứng viên. Một cuộc trò chuyện ngắn qua điện thoại sẽ giúp doanh nghiệp xác nhận lại thông tin của ứng viên, đồng thời cũng có được đánh giá sơ bộ về khả năng giao tiếp và trình độ của ứng viên. Tương tự, một bài test nhỏ cũng sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá chính xác hơn khả năng của ứng viên, qua đó đưa ra quyết định có xếp lịch phỏng vấn trực tiếp hay không.

Bước 7: Đánh Giá Và Lựa Chọn Ứng Viên Phù Hợp

Dựa trên những thông tin có được qua các buổi phỏng vấn trực tiếp, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành đánh giá lại từng người và lựa chọn các ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc.

Để đảm bảo tính công bằng và minh bạch, hãy sử dụng chung một khung đánh giá cho cùng một vị trí với tất cả các ứng viên. Xem xét mọi mặt từ kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ và so sánh các ứng viên với nhau để có thể tìm ra người phù hợp nhất.

Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng có thể liên hệ với các công ty mà ứng viên đã làm việc trước đó để xác minh lại thông tin.

Bước 8: Thông Báo Kết Quả Tới Ứng Viên

Trải qua vòng đánh giá và lựa chọn, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành gửi thông báo đến các ứng viên. Thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn gửi kết quả đến gmail của ứng viên, kèm theo đó là những thông tin về thời gian, địa điểm ngày nhận việc. Ngoài ra, thông tin về mức lương, thưởng và quyền lợi đã được thống nhất trong buổi phỏng vấn trước đó cũng cần được đề cập trong mail.

Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng nên gửi thông báo đến những ứng viên không vượt qua vòng phỏng vấn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của ứng viên, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Nếu công ty của bạn không có quy định này, hãy nói rõ với ứng viên trong buổi phỏng vấn (Ví dụ: sau X ngày sẽ thông báo kết quả phỏng vấn).

Ứng viên sau khi nhận được kết quả sẽ trải qua quá trình training và thử việc. Quá trình này thường sẽ diễn ra trong khoảng từ 1 – 3 tháng.

Bước 9: Đưa Ra Quyết Định Tuyển Dụng Chính Thức

Sau khi hoàn thành thời gian thử việc, ứng viên sẽ nhận được quyết định tuyển dụng chính thức từ phía doanh nghiệp. Nếu ứng viên thể hiện xuất sắc trong thời gian thử việc, nhà tuyển dụng cần gửi thông báo và tiến hành ký kết hợp đồng lao động chính thức.

Đối với trường hợp ứng viên không vượt qua thời gian thử việc, nhà tuyển dụng cũng cần gửi lại email thông báo lý do và cảm ơn họ.

3 Mẫu Sơ Đồ Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự Đạt Chuẩn 2024

Dưới đây là một số mẫu lưu đồ tuyển dụng nhân sự đạt chuẩn của các công ty lớn mà Alehub đã tổng hợp:

Mẫu sơ đồ tuyển dụng nhân sự Viettel

Sơ đồ tuyển dụng nhân sự của Viettel sẽ gồm 6 bước:

Mẫu sơ đồ tuyển dụng viettel

Xác định nhu cầu tuyển dụng
Tìm kiếm, thu hút nhân tài
Sàng lọc hồ sơ
Phỏng vấn trực tiếp
Thông báo kết quả

Một trong những điểm đặc biệt trong quy trình tuyển dụng của Viettel đó chính là ưu tiên tìm kiếm ứng viên ngay bên trong doanh nghiệp trước. Điều này có nghĩa là các nhân viên đang làm việc tại Viettel có thể giới thiệu, đề cử người thân hoặc người quen cho vị trí cần tuyển. Sau đó, Viettel mới xem xét tìm kiếm các ứng viên bên ngoài.

Mẫu sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk

Sơ đồ tuyển dụng của Vinamilk được đánh giá là khá chi tiết và hiệu quả với tổng cộng 7 bước như sau:

Mẫu sơ đồ tuyển dụng nhân sự Vinamilk

Sàng lọc hồ sơ ứng viên: Vinamilk sẽ lọc các hồ sơ phù hợp dựa trên các tiêu chí như trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc…
Kiểm tra tố chất lãnh đạo: bao gồm tổng hợp các bài test kiểm tra kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý, kỹ năng ra quyết định…
Kiểm tra tư duy logic: các bài test kiểm tra khả năng phân tích, suy luận, phản biện… của ứng viên
Lập kế hoạch phỏng vấn: sau khi có kết quả sàng lọc ứng viên, Vinamilk sẽ tiến hành xây dựng các câu hỏi phỏng vấn, sắp xếp người phỏng vấn cũng như thời gian phỏng vấn
Phỏng vấn & đánh giá trực tiếp: các buổi phỏng vấn của Vinamilk thường sẽ được thực hiện bởi các quản lý cấp cao. Lý do là bởi họ muốn đánh giá được chính xác kỹ năng, trình độ cũng như kinh nghiệm của ứng viên
Thử việc & đánh giá thử việc: sau khi vượt qua vòng phỏng vấn, các ứng viên sẽ trải qua quá trình thử việc trong một thời gian nhất định. Trong thời gian này, ứng viên sẽ được đánh giá khả năng thực tế bởi người quản lý trực tiếp
Tuyển dụng chính thức: sau khi kết thúc thời gian thử việc, Vinamilk sẽ đưa ra kết quả tuyển dụng dựa trên những đánh giá về hiệu suất và thái độ làm việc của ứng viên

Mẫu sơ đồ tuyển dụng nhân sự FPT

Dưới đây là mẫu sơ đồ tuyển dụng nhân sự tại FPT Telecom:

Mẫu sơ đồ tuyển dụng nhân sự FPT

Có thể thấy, quy trình tuyển dụng tại FPT khá chặt chẽ và hiệu quả. Với việc nộp hồ sơ ứng tuyển qua website của FPT, hồ sơ của các ứng viên sẽ được lưu lại trong hệ thống. Nhờ đó, ứng viên vẫn sẽ có cơ hội được phỏng vấn ở các đợt tuyển dụng sau hoặc tại các vị trí khác của FPT.

Tại Sao Doanh Nghiệp Nên Xây Dựng Sơ Đồ Tuyển Dụng Nhân Sự?

Một lưu đồ quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động tuyển dụng và vận hành của doanh nghiệp. Vậy cụ thể vai trò của nó trong doanh nghiệp là gì? Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Tối Ưu Chi Phí Và Tiết Kiệm Thời Gian Tìm Kiếm Ứng Viên

Việc có sẵn một sơ đồ tuyển dụng nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra những nhân tố phù hợp với vị trí công việc, nắm rõ được năng lực, trình độ của ứng viên. Điều này vừa giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm ứng viên, lại vừa giúp tiết kiệm công sức và chi phí đào tạo nhân viên mới.

2. Thu Hút Ứng Viên Phù Hợp

Một lưu đồ tuyển dụng nhân sự rõ ràng, hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm kiếm được những ứng viên có năng lực và tính cách phù hợp với công việc. Bên cạnh đó, nó còn thể hiện sự uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt ứng viên.

3. Chủ Động Hơn Trong Quá Trình Tuyển Dụng

Việc có sẵn một kế hoạch tuyển dụng nhân sự cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác tuyển dụng, đặc biệt là khi phải đối mặt với những thay đổi đột ngột liên quan đến nhân sự.

Như vậy, qua bài viết vừa rồi, Alehub đã đưa ra những thông tin chi tiết về vai trò và cách xây dựng một sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự hoàn chỉnh. Hi vọng những thông tin trên sẽ hỗ trợ doanh nghiệp của bạn tìm kiếm được những ứng viên tài năng.

Đánh giá bài đăng này?

Bấm vào một ngôi sao để đánh giá nó!