Cách Gọi Điện Cho Ứng Viên Hẹn Phỏng Vấn & 5 Mẫu Kịch Bản FREE
Đối với những nhà tuyển dụng chưa có nhiều kinh nghiệm, cách gọi điện hẹn phỏng vấn ứng viên như thế nào cho chuyên nghiệp có thể là một trở ngại lớn. Trong bài viết hôm nay, Alehub sẽ chia sẻ các cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn giúp tạo ấn tượng cho ứng viên, kèm theo đó là một số mẫu kịch bản gọi điện phổ biến.
I. Chuẩn Bị Thông Tin Trước Khi Gọi Điện Hẹn Phỏng Vấn
Chuẩn Bị Thông Tin Trước Khi Gọi Điện Hẹn Phỏng Vấn
Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, nhà tuyển dụng có thể tự tin thực hiện gọi điện hẹn phỏng vấn và tạo ấn tượng tốt đẹp với ứng viên. Để đảm bảo cuộc gọi điện thoại hẹn phỏng vấn diễn ra hiệu quả và chuyên nghiệp, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin sau:
Tìm hiểu thông tin ứng viên
Trước khi gọi điện hẹn phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần tìm hiểu trước một số thông tin cơ bản của ứng viên như:
- Họ tên
- Vị trí ứng tuyển
- Kinh nghiệm, kỹ năng
Các thông tin này thường có sẵn trong CV ứng tuyển của ứng viên. Để cẩn thận hơn, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm về ứng viên thông qua các trang mạng xã hội, blog, website… nếu họ có đề cập đến trong CV.
Việc tìm hiểu trước thông tin về ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được sơ bộ về năng lực và trình độ của ứng viên. Qua đó nhanh chóng lựa chọn ra được những nhân tố tiềm năng, tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Chuẩn bị câu hỏi
Dựa trên những thông tin lấy được từ trong CV, nhà tuyển dụng hãy lên sẵn list câu hỏi trước khi gọi điện hẹn phỏng vấn. Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình gọi điện, đồng thời nắm được quyền điều khiển hướng đi của cuộc gọi. Qua đó thu thập được chính xác những thông tin mà bạn cần ở phía ứng viên.
Khi chuẩn bị câu hỏi, nhà tuyển dụng cần lưu ý rằng mục đích của cuộc gọi này chủ yếu là để thông báo ứng viên đã trúng tuyển vòng 1 (vòng nộp hồ sơ) và mời họ tham gia phỏng vấn vòng 2, đồng thời cung cấp thông tin về thời gian, địa điểm của buổi phỏng vấn. Do đó, đừng đặt ra những câu hỏi đi quá sâu vào chuyên môn, nghiệp vụ.
Bên cạnh đó, đây cũng là một cơ hội để xác nhận lại thông tin với ứng viên, đảm bảo ứng viên thực sự phù hợp với vị trí đang ứng tuyển. Nếu trong quá trình gọi điện, nhà tuyển dụng nhận thấy ứng viên không đáp ứng được yêu cầu công việc, hãy khéo léo thông báo lại để không làm mất thời gian của hai bên.
Soạn sẵn kịch bản cuộc gọi
Bên cạnh việc lên sẵn câu hỏi, nhà tuyển dụng cũng cần soạn sẵn kịch bản gọi điện cho ứng viên. Một kịch bản chỉn chu, chuyên nghiệp sẽ giúp nhà tuyển dụng xác định được chính xác mục tiêu, nội dung cuộc gọi, đồng thời kiểm soát thời lượng cuộc trò chuyện.
Ngoài ra, điều này cũng sẽ giúp nhà tuyển dụng tự tin hơn trong quá trình trao đổi, qua đó dẫn dắt cuộc trò chuyện hiệu quả hơn.
II. Mẫu Kịch Bản Gọi Điện Ứng Viên Hẹn Phỏng Vấn
Mẫu Kịch Bản Gọi Điện Ứng Viên Hẹn Phỏng Vấn
Mẫu kịch bản mời phỏng vấn cơ bản
1. Giới thiệu
Chào hỏi: “Xin chào, anh/chị [tên ứng viên] ạ?”
Giới thiệu bản thân: “Tôi là [tên bạn], [chức danh] của công ty [tên công ty].”
2. Nêu mục đích
Thông báo về kết quả hồ sơ: “Tôi gọi để thông báo cho anh/chị về kết quả ứng tuyển cho vị trí [tên vị trí].”
Mời phỏng vấn: “Với những thông tin trong hồ sơ và kinh nghiệm của anh/chị, chúng tôi muốn mời anh/chị đến phỏng vấn cho vị trí này.”
3. Cung cấp thông tin phỏng vấn
Thời gian: “Buổi phỏng vấn sẽ diễn ra vào lúc [thời gian] ngày [ngày].”
Địa điểm: “Tại [địa điểm].”
Người phỏng vấn: “Gặp [tên người phỏng vấn].”
4. Trả lời câu hỏi
Giải đáp các thắc mắc của ứng viên về vị trí, công ty, yêu cầu công việc,…
5. Kết thúc
Xác nhận lại thông tin phỏng vấn.
Cảm ơn ứng viên đã dành thời gian.
Chúc ứng viên một ngày tốt đẹp.
Trường hợp: Ứng viên yêu cầu thay đổi lịch
Người gọi: Xin chào, đây là [Tên của bạn] từ [Tên công ty]. Chúng tôi đã gửi một lời mời phỏng vấn cho bạn và muốn xác nhận lịch hẹn.
Ứng viên: Xin chào, cảm ơn bạn đã gọi. Tôi muốn xin lỗi vì phải yêu cầu thay đổi lịch hẹn.
Người gọi: Không có gì, chúng tôi hiểu. Bạn muốn thay đổi lịch hẹn vào thời gian nào?
Ứng viên: Tôi hy vọng có thể tham gia vào [ngày/tháng/năm] thay vì lịch hẹn ban đầu.
Người gọi: Chúng tôi sẽ kiểm tra và thông báo lại cho bạn trong thời gian sớm nhất có thể.
Ứng viên: Cảm ơn bạn nhiều.
Người gọi: Không có gì, chúng tôi sẽ liên lạc lại sau. Cảm ơn bạn và chúc một ngày tốt lành!
Trường hợp: Ứng viên không thể tham gia phỏng vấn
Trường hợp gọi điện: Ứng viên không thể tham gia phỏng vấn
Hỏi lý do:
“Anh/chị có thể cho tôi biết lý do không thể tham gia phỏng vấn vào thời gian này được không ạ?”
Đề xuất lịch hẹn khác:
“Vậy anh/chị có thể tham gia phỏng vấn vào thời gian nào khác phù hợp hơn không ạ?”
“Chúng tôi có thể linh hoạt sắp xếp lịch phỏng vấn theo thời gian của anh/chị.”
Trong trường hợp thời gian ứng viên đề xuất không phù hợp với lịch của người phỏng vấn:
“Hơi tiếc một chút vì người phụ trách phỏng vấn lại có việc bận vào hôm đó rồi. Chúng tôi sẽ họp lại để xem xét về việc tổ chức một buổi phỏng vấn vào hôm khác phù hợp hơn cho cả hai bên. Tôi sẽ liên lạc lại với bạn qua số điện thoại này hoặc email [email của ứng viên] sau khi đã chốt được lịch phỏng vấn mới nhé ạ.”
Cảm ơn ứng viên và chúc một ngày tốt lành:
“Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian. Chúc anh/chị một ngày tốt lành.”
“Anh/ Chị còn thắc mắc gì không ạ? Nếu không thì tôi xin phép kết thúc cuộc gọi tại đây. Cảm ơn Anh/ Chị vì đã dành thời gian và chúc Anh/ Chị có một ngày tốt lành!”
Trường hợp: Ứng viên muốn biết thêm thông tin về vị trí hoặc công ty
- Trả lời các câu hỏi về vị trí ứng tuyển, yêu cầu công việc, môi trường làm việc,…
- Cung cấp thông tin về văn hóa công ty, chế độ đãi ngộ, cơ hội thăng tiến,… nhằm làm nổi bật sức hấp dẫn của buổi phỏng vấn.
- Khuyến khích ứng viên tham khảo thêm thông tin trên website hoặc fanpage của công ty:
“Anh/chị có thể tham khảo thêm thông tin về công ty trên website [tên website] hoặc fanpage [tên fanpage].”
Trường hợp: Ứng viên từ chối phỏng vấn
Hỏi lý do từ chối:
- Lý do từ chối có thể giúp bạn cải thiện quy trình tuyển dụng trong tương lai.
- Thể hiện sự quan tâm đến ứng viên và mong muốn hiểu rõ hơn về lý do của họ.
Ví dụ:
“Anh/chị có thể cho tôi biết lý do từ chối phỏng vấn được không ạ?”
“Có điều gì khiến anh/chị không hài lòng về vị trí này hoặc công ty chúng tôi?”
Đưa ra lời cảm ơn ứng viên và chúc một ngày tốt lành nhằm thể hiện sự tôn trọng đối với quyết định của ứng viên.
Ví dụ:
“Hơi tiếc một chút nhưng cũng rất cảm ơn Anh/ Chị vì đã quan tâm đến tin tuyển dụng và dành thời gian cho chúng tôi. Hy vọng trong tương lai không xa, hai bên sẽ có cơ hội hợp tác.”
“Cảm ơn Anh/ Chị vì đã quan tâm đến tin tuyển dụng của công ty. Nếu không còn thắc mắc gì thì tôi xin phép kết thúc cuộc gọi tại đây. Chúc Anh/ Chị sớm tìm được công việc phù hợp với mình.”
III. Mẫu Kịch Bản Gọi Điện Thông Báo Trúng Tuyển
Giới thiệu:
- Xin chào, tôi là [Tên bạn], gọi đến từ [Tên công ty].
- Tôi rất vui mừng thông báo cho bạn biết rằng bạn đã được tuyển dụng vào vị trí [Tên vị trí] tại công ty chúng tôi.
Chúc mừng:
- Chúng tôi rất ấn tượng với hồ sơ ứng tuyển của bạn và tin rằng bạn sẽ là một nhân tố quan trọng trong đội ngũ của chúng tôi.
- Chúng tôi tin tưởng rằng bạn sẽ có nhiều cơ hội phát triển và thành công tại đây.
Thông tin chi tiết:
- Vị trí: [Tên vị trí]
- Mức lương: [Mức lương]
- Ngày bắt đầu làm việc: [Ngày bắt đầu làm việc]
- Địa điểm làm việc: [Địa điểm làm việc]
- Người liên hệ: [Tên người liên hệ], [Chức vụ], [Số điện thoại], [Email]
Hỏi ý kiến:
- Bạn có đồng ý nhận vị trí này không?
- Bạn có thắc mắc gì về vị trí hoặc công ty không?
Kết thúc:
- Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho cuộc gọi này. Chúng tôi mong sớm được chào đón bạn đến với công ty.
- Chúc bạn một ngày tốt lành!
IV. Cách Gọi Điện Hẹn Lịch Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp
Cách Gọi Điện Hẹn Lịch Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp
Việc gọi điện thoại hẹn lịch phỏng vấn hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong thu hút những ứng viên tiềm năng và tạo ấn tượng tích cực ban đầu. Trong phần 2 này, Alehub sẽ gợi ý cho bạn cách gọi điện mời phỏng vấn hiệu quả được khuyên dùng!
Lựa chọn thời điểm thích hợp
Việc lựa chọn thời điểm gọi điện phù hợp cũng là một yếu tố thể hiện sự tinh tế và chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng. Lý tưởng nhất là gọi vào các khung giờ sau:
- Gọi vào giờ hành chính, tốt nhất là vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều bởi đây là thời điểm ứng viên tập trung làm việc và có trạng thái tốt nhất.
- Hạn chế gọi điện vào sáng sớm hoặc tối muộn cũng như ngày cuối tuần, ngày lễ. Bởi ứng viên có thể đặt ra câu hỏi về giờ làm việc của công ty.
Tuy nhiên, trong trường hợp ứng viên đang theo một công việc fulltime ở đơn vị khác thì việc gọi điện vào giờ hành chính có thể khiến họ thấy khó xử nếu họ phải nghe điện thoại trước mặt đồng nghiệp hoặc sếp của mình. Với trường hợp này, nhà tuyển dụng có thể lựa chọn gọi cho ứng viên vào giờ nghỉ trưa (từ 10 – 12h trưa) hoặc buổi chiều (từ 16 – 18h).
Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý kiểm soát thời lượng cuộc gọi. Một cuộc gọi hẹn thời gian phỏng vấn chỉ nên gói gọn dưới 5 phút, trừ trường hợp ứng viên có nhiều câu hỏi dành cho nhà tuyển dụng. Đây vốn là một cuộc gọi điện hẹn phỏng vấn, không phải phỏng vấn chính thức. Do đó, bạn cũng không nên nói quá dài dòng. Chỉ cần đảm bảo ứng viên đã nắm rõ về thông tin về thời gian, địa điểm phỏng vấn là đủ.
Chào hỏi ứng viên
“Lời chào cao hơn mâm cỗ” – Việc đưa ra lời chào để mở đầu câu chuyện là phép lịch sự cơ bản, dù bạn là nhà tuyển dụng hay ứng viên đang tìm kiếm việc làm cũng đều nên chú ý đến.
Thông qua lời chào, ứng viên có thể cảm nhận được sự thân thiện cũng như sự tôn trọng mà bạn dành cho họ. Thậm chí, đây cũng là một yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng.
Bên cạnh đó, hãy chú ý đến ngữ điệu, giọng nói cũng như cách diễn đạt khi giao tiếp với ứng viên qua điện thoại. Giữ cho tone giọng nhẹ nhàng, thoải mái nhưng không tùy tiện, suồng sã sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với ứng viên.
Giới thiệu bản thân
Để nắm chắc thời lượng cuộc phỏng vấn, hãy tận dụng mọi thời gian để truyền đạt đến ứng viên tất cả các thông tin cần thiết. Trong đó, bước giới thiệu bản thân và doanh nghiệp là yếu tố cực kỳ quan trọng, bởi ứng viên có thể từ chối hoặc thậm chí là ngắt cuộc gọi nếu nhận được lời mời phỏng vấn không có thông tin rõ ràng.
Chính vì vậy, ngay sau khi gửi lời chào, hãy giới thiệu về tên, chức danh cũng như tên công ty bạn đang làm việc để đảm bảo tính xác thực.
Nêu mục đích cuộc gọi
Thông thường, mục đích của cuộc gọi hẹn phỏng vấn là để thông báo ứng viên đã vượt qua vòng sơ tuyển và gửi lời mời phỏng vấn. Đồng thời, xác nhận khả năng tham gia của ứng viên cũng như thông báo về thời gian, địa điểm cho cuộc phỏng vấn.
Để cuộc trò chuyện đem lại hiệu quả cao, hãy trình bày rõ ràng và thẳng thắn về mục đích của cuộc gọi với ứng viên. Bên cạnh đó, đừng quên nhắc lại bạn đang mời ứng viên phỏng vấn cho vị trí nào. Việc này giúp gợi nhớ cho ứng viên phòng trừ trường hợp họ quên (do ứng tuyển vào nhiều đơn vị cùng một lúc).
Cung cấp thông tin về buổi phỏng vấn
Đây là nội dung quan trọng nhất mà nhà tuyển dụng cần phải thống nhất và xác nhận lại với ứng viên. Hãy đưa ra một số lựa chọn về thời gian phỏng vấn phù hợp cho cả hai bên, kèm theo địa điểm cũng như thông tin về người phỏng vấn.
Trên thực tế, có rất nhiều ứng viên đang có công việc ở một đơn vị khác và khó đảm bảo có thể tham gia một buổi phỏng vấn đã được lên lịch cố định. Do đó, hãy thể hiện sự linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh lại thời gian nếu cần thiết để hai bên có thể chọn được thời gian phỏng vấn phù hợp nhất. Đây cũng là một yếu tố khiến cho ứng viên có cảm tình hơn với doanh nghiệp của bạn.
Bên cạnh đó, nếu địa điểm phỏng vấn (thường là trụ sở công ty) khó tìm, hãy đưa ra chỉ dẫn cụ thể để đảm bảo ứng viên không đi lạc trong ngày phỏng vấn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ thêm một số thông tin về quy trình tuyển dụng của công ty, có thể là bài test kiểm tra đầu vào, phỏng vấn chuyên môn với leader team hay phỏng vấn văn hóa với HR, quản lý… Nhờ đó, ứng viên có thể chủ động chuẩn bị để thể hiện tốt hơn trong quá trình tham gia ứng tuyển.
Trả lời các câu hỏi của ứng viên
Trong quá trình gọi điện, rất có thể bạn sẽ nhận được những câu hỏi liên quan đến vị trí tuyển dụng, văn hóa công ty, yêu cầu công việc… đến từ phía ứng viên. Câu trả lời của bạn có thể sẽ ảnh hưởng đến thái độ và ấn tượng của ứng viên về công ty. Do đó, hãy đảm bảo rằng bản thân mình nắm rõ những thông tin này và trả lời một cách chính xác, rõ ràng, đúng trọng tâm. Tuyệt đối đừng biểu lộ sự khó chịu và không kiên nhẫn khi trả lời ứng viên.
Hẹn gặp lại ứng viên
Trước khi kết thúc cuộc gọi, hãy xác nhận lại một lần nữa các thông tin về địa điểm và thời gian phỏng vấn, đảm bảo rằng ứng viên đã nắm rõ các thông tin này. Đồng thời, hãy biểu lộ sự mong đợi của mình với cuộc phỏng vấn sắp tới. Điều này sẽ giúp ứng viên có cảm giác mình được tôn trọng và sẽ nỗ lực hơn trong buổi trao đổi chính thức.
Kết thúc cuộc gọi
Kết thúc cuộc gọi điện mời phỏng vấn ứng viên
Trước khi kết thúc cuộc gọi, hãy đưa ra lời cảm ơn ứng viên vì đã dành thời gian ứng tuyển cho vị trí này. Bên cạnh đó, đừng quên gửi lại một email xác nhận cho ứng viên, trong đó bao gồm đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, thông tin liên lạc của người phỏng vấn cũng như các yêu cầu liên quan (nếu có).
>> Xem thêm: Các Hình Thức Phỏng Vấn Thường Gặp Và Cách Thực Hiện
Tóm lại, việc gọi điện hẹn phỏng vấn là một nhiệm vụ không quá khó, nhưng yêu cầu nhà tuyển dụng cần phải có sự khéo léo nhằm để lại ấn tượng tốt trong mắt ứng viên. Hy vọng bài viết vừa rồi có thể giúp ích cho bạn phần nào trong hành trình tìm kiếm các ứng viên tiềm năng.
Alehub mang đến cho doanh nghiệp 3 giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động cung ứng nhân sự và đào tạo phòng kinh doanh
Dịch vụ Telesale thuê ngoài (online, onsite, theo call, theo cam kết)
Tuyển dụng phòng kinh doanh (cung cấp CV ứng viên, headhunt, tư vấn tuyển dụng)
Cam kết 1 đổi 1, 100% chất lượng cuộc gọi, đúng deadline, add on dịch vụ, hoàn phí nếu không thực hiện đúng cam kết!
Hỗ trợ hơn 400 khách hàng, 1000+ doanh nghiệp, thương hiệu lớn như Karma Academy, Onschool, Genie Group,…, cùng 3000+ nhân sự được đào tạo kết nối.
Hotline: 098 154 9988
Email: admin@ezsale.vn
Địa chỉ:
– Hà Nội: Tòa Housing, Số 299 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội
– TP.HCM: Số 157 đường Đào Duy Anh, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
– Hải Phòng: Số 1/10B Lê Hồng Phong, Quận Hải An, TP.Hải Phòng
– Đà Nẵng: Số 167 Phan Châu Trinh, phường Phước Ninh, quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
