Bật Mí 6 Cách Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Spa Hiệu Quả

Alehub Solution 4 Tháng Một, 2025

Chăm sóc khách hàng qua điện thoại đối với ngành Spa – Làm đẹp không chỉ đơn giản là lên kịch bản và gọi điện. Để duy trì mối quan hệ với khách hàng và xây dựng hình ảnh một spa luôn đặt khách hàng lên hàng đầu, một chiến lược gọi điện chăm sóc khách hàng hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng.

Trong bài viết lần này, Alehub sẽ chia sẻ đến bạn đọc 6 cách gọi điện chăm sóc khách hàng Spa đơn giản mà hiệu quả nhất.

Mục lục bài viết

1. Tầm Quan Trọng Của Việc Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Spa Đúng Cách

Tầm Quan Trọng Của Việc Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Spa Đúng Cách

Chăm sóc khách hàng qua điện thoại đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo trải nghiệm khách hàng, qua đó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

1.1. Xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng

Giao tiếp qua điện thoại mang lại sự kết nối gần gũi hơn so với các hình thức hỗ trợ tự động (Ví dụ: Callbot, gửi tin nhắn tự động). Nhân viên Spa có thể sử dụng giọng nói thân thiện và thay đổi cách nói chuyện linh hoạt để xây dựng mối quan hệ lâu dài, đáng tin cậy với khách hàng.

1.2. Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng

Qua cuộc trò chuyện, nhân viên Spa có thể thu thập thêm thông tin chi tiết về sở thích, nhu cầu và phản hồi của khách hàng. Qua đó, Spa có thể điều chỉnh và nâng cao chất lượng dịch vụ, vừa để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, vừa đảm bảo theo kịp xu hướng làm đẹp của thị trường.

1.3. Tăng trải nghiệm khách hàng

Một cuộc gọi chuyên nghiệp, thân thiện sẽ giúp khách hàng cảm thấy thoải mái và tin tưởng hơn vào chất lượng dịch vụ. Bên cạnh đó, khách hàng cũng có thể nhận được thông tin chi tiết về dịch vụ, ưu đãi hoặc giải đáp các thắc mắc nhanh chóng.

1.4. Tăng tỷ lệ chuyển đổi

Qua điện thoại, nhân viên có thể hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng. Qua đó, đưa ra tư vấn và gợi ý về những dịch vụ phù hợp, giúp tăng cơ hội khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ.

1.5. Tăng uy tín và xây dựng thương hiệu

Nhân viên chăm sóc khách hàng qua điện thoại là người đại diện cho bộ mặt của thương hiệu. Do đó, việc họ cung cấp được dịch vụ chăm sóc tận tâm, chu đáo sẽ giúp xây dựng hình ảnh một thương hiệu chuyên nghiệp, đáng tin cậy, xứng đáng để khách hàng bỏ tiền ra sử dụng dịch vụ.

2. 6 Cách Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Spa Bạn Nên Biết

Để việc gọi điện chăm sóc khách hàng spa hiệu quả, bạn cần có chiến lược rõ ràng, cụ thể và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Dưới đây là một số phương pháp và lưu ý giúp tối ưu quá trình này:

2.1. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gọi

Cách Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Spa: Chuẩn Bị Trước Khi Gọi

Trước khi tiến hành cuộc gọi chăm sóc khách hàng, hãy lưu ý thực hiện các đầu việc sau:

Lập danh sách khách hàng: Xác định rõ đối tượng khách hàng cần liên hệ, có thể là khách hàng mới, khách hàng thân thiết hoặc khách hàng đã lâu không quay lại.
Xác định mục tiêu: Xác định rõ mục tiêu của cuộc gọi (Ví dụ: Xác nhận lịch hẹn, giới thiệu dịch vụ mới, hỏi thăm sau khi sử dụng dịch vụ…)
Chuẩn bị thông tin: Xem lại lịch sử sử dụng dịch vụ để thu thập các thông tin như tên, số điện thoại, dịch vụ đã từng sử dụng để cuộc gọi trở nên tự nhiên và cá nhân hóa hơn.
Soạn thảo nội dung: Xây dựng kịch bản phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách hàng cần liên lạc của cuộc gọi, trong đó chuẩn bị sẵn các thông tin quan trọng như ưu đãi, lịch trống, thông tin cần giải đáp…

2.2. Mở đầu cuộc gọi chuyên nghiệp

Một trong những cách gọi điện chăm sóc khách hàng Spa hiệu quả nhất đó chính là có sẵn lời mở đầu ấn tượng, thu hút. Đây thường là yếu tố quyết định xem khách hàng có muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hay không.

Một lời mở đầu đủ chuyên nghiệp và thu hút cần phải có các yếu tố sau:

Giới thiệu rõ ràng: Nêu rõ tên của bạn và tên spa.
Thể hiện sự thân thiện: Dùng giọng nói nhẹ nhàng, ấm áp và thể hiện sự quan tâm.
Xác nhận thời điểm thích hợp: Hỏi xem khách hàng có tiện trò chuyện không để thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian của họ.

2.3. Tư vấn tận tâm, chuyên nghiệp

Trong quá trình tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng, cần lưu ý:

Tập trung lắng nghe nhu cầu của khách hàng: Để khách hàng thoải mái chia sẻ ý kiến hoặc thắc mắc, hạn chế ngắt lời.
Trình bày rõ ràng, mạch lạc: Trình bày thông tin một cách ngắn gọn, dễ hiểu, tập trung vào những lợi ích mà khách hàng nhận được.
Đưa ra tư vấn phù hợp: Dựa vào thông tin khách hàng cung cấp để tư vấn và gợi ý các dịch vụ phù hợp.

2.4. Xử lý tình huống khéo léo

Cách Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Spa: Xử Lý Tình Huống Khéo Léo

Đối với các tình huống khó xử, ví dụ như khách hàng đưa ra thắc mắc, khiếu nại hoặc gặp phải khách hàng khó tính, nên xử lý theo các hướng sau:

Giữ thái độ bình tĩnh: Luôn giữ thái độ nhẹ nhàng, bình tĩnh và chuyên nghiệp trước khách hàng nhằm xoa dịu khách hàng, tránh khiến họ tức giận hơn.
Kiên nhẫn lắng nghe: Lắng nghe cẩn thận để nắm rõ vấn đề của khách hàng và đưa ra hướng xử lý phù hợp.
Đưa ra thời hạn xử lý: Trong trường hợp chưa thể giải quyết ngay lập tức vấn đề của khách hàng, hãy thông báo thời hạn xử lý và thực hiện đúng cam kết.

2.5. Kết thúc cuộc gọi chuyên nghiệp

Trước khi kết thúc cuộc gọi, hãy nhắc lại các thông tin quan trọng như lịch hẹn, ưu đãi hoặc giải pháp đã đề xuất. Kế tiếp, gửi lời cảm ơn khách hàng vì đã dành thời gian cho cuộc trò chuyện. Cuối cùng, đưa ra lời mời khách hàng quay trở lại sử dụng dịch vụ của spa hoặc tham gia các chương trình ưu đãi sắp tới.

2.6. Theo dõi sau cuộc gọi

Sau khi cuộc gọi kết thúc, hãy lưu lại những thông tin quan trọng, đặc biệt là những phản hồi hoặc mong muốn của khách hàng để sử dụng cho lần liên hệ tiếp theo. Đồng thời, gửi tin nhắn xác nhận (nếu cần) để đảm bảo khách hàng không bỏ lỡ thông tin (Ví dụ như lịch hẹn, ưu đãi…)

3. 5 Mẫu Kịch Bản Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Spa Ấn Tượng

Bên cạnh các cách gọi điện chăm sóc khách hàng Spa, kịch bản tư vấn cũng là một yếu tố cực kì quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả cuộc trò chuyện. Dưới đây là một số mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng Spa qua điện thoại trong một số trường hợp:

3.1. Kịch bản Gọi điện Chăm sóc khách hàng Sau khi sử dụng dịch vụ Spa

Kịch Bản Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Sau Khi Sử Dụng Dịch Vụ Spa

Nhân viên: “Chào Anh/Chị [Tên khách hàng]. Em là [Tên nhân viên] của Spa [Tên spa]. Em gọi để hỏi thăm về trải nghiệm của Anh/Chị sau khi sử dụng dịch vụ [Tên dịch vụ] ngày [Ngày] vừa rồi ạ. Không biết là Anh/Chị có hài lòng với dịch vụ hay có gặp vấn đề gì trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ của bên em không ạ?”

Trường hợp khách hàng hài lòng:

Khách hàng: “Anh/Chị thấy hài lòng với dịch vụ, các bạn take care rất nhiệt tình…”

Nhân viên: “Dạ vâng, em cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã tin tưởng và lựa chọn sử dụng dịch vụ của [Tên spa]. Nếu cần hỗ trợ thêm, Anh/Chị cứ gọi cho bên em nhé! Hẹn gặp lại Anh/Chị trong các buổi trị liệu tiếp theo.”

Trường hợp khách hàng không hài lòng:

Khách hàng: “Các bạn nhân viên rất thân thiện, tuy nhiên [Vấn đề của khách hàng]”.

Nhân viên: “Dạ vâng, trước hết thì em rất xin lỗi vì trải nghiệm không tốt của mình. Em sẽ báo lại với phía Spa để đảm bảo sau này sẽ không xảy ra trường hợp tương tự. Ngoài ra, bên em xin phép gửi tặng Anh/Chị voucher giảm giá [Số %], áp dụng cho mọi dịch vụ của bên em như một lời xin lỗi đến Anh/Chị ạ.”

3.2. Kịch bản Gọi điện Chăm sóc khách hàng Spa Nhắc lịch hẹn

Nhân viên: “Xin chào Anh/Chị [Tên khách hàng]. Em là [Tên nhân viên], nhân viên chăm sóc khách hàng của Spa [Tên spa]. Em gọi cho mình hôm nay để nhắc về lịch hẹn sử dụng dịch vụ [Tên dịch vụ] của bên em vào lúc [Thời gian]. Không biết là thời gian này có còn tiện cho Anh/Chị không ạ?”

Nếu khách hàng xác nhận giữ lịch:

Khách hàng: “Anh/Chị vẫn ok với lịch này nhé.”

Nhân viên: “Dạ vâng, cảm ơn Anh/Chị đã xác nhận. Bên em sẽ chuẩn bị đầy đủ để phục vụ Anh/Chị chu đáo nhất. Nếu có thay đổi hay bất cứ yêu cầu gì, Anh/Chị hãy gọi vào số hotline của bên em để được hỗ trợ nhanh nhất nhé. Hẹn gặp Anh/Chị vào [Thời gian] tới!”

Nếu khách hàng muốn đổi lịch:

Khách hàng: “À tiếc quá, hôm đó Anh/Chị lại có việc đột xuất mất. Có thể đổi lịch sang hôm khác giúp Anh/Chị được không?”

Nhân viên: “Dạ không sao ạ. Không biết là thời gian nào thì thuận tiện cho Anh/Chị để em hỗ trợ kiểm tra lịch trống ạ? Ngày [Ngày] lúc [Giờ] có được không ạ?”

Khách hàng: “Ok, thời gian đó Anh/Chị rảnh.”

Nhân viên: “Dạ vâng, em đã đổi lịch hẹn cho Anh/Chị vào [Thời gian]. Cảm ơn Anh/Chị đã thông báo trước. Bên em sẽ chuẩn bị thật tốt để đón tiếp Anh/Chị. Hẹn gặp lại Anh/Chị.”

3.3. Kịch bản Gọi điện Chăm sóc khách hàng Giải quyết khiếu nại

Kịch Bản Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Giải Quyết Khiếu Nại

Nhân viên: “Chào Anh/Chị [Tên khách hàng]. Em là [Tên nhân viên] của Spa [Tên spa]. Hôm nay, em liên hệ với Anh/Chị để hỗ trợ mình giải quyết vấn đề mà Anh/Chị đã phản ánh gần đây. Không biết là hiện tại Anh/Chị có tiện trao đổi không ạ?”

Khách hàng: “Được, Anh/Chị đang rảnh.”

Nhân viên: “Dạ vâng. Trước hết thì Anh/ Chị có thể nói rõ hơn về vấn đề mà mình gặp phải không ạ?”

Khách hàng: “[Mô tả về vấn đề họ gặp phải].”

Nếu vấn đề có thể giải quyết ngay:

Nhân viên: “Dạ vâng, cảm ơn Anh/Chị đã chia sẻ và cũng rất xin lỗi về trải nghiệm không tốt này. Em đã nắm rõ vấn đề và sẽ xử lý ngay bằng cách [Giải pháp cụ thể]. Không biết là Anh/Chị có thấy ổn với hướng xử lý này không ạ?”

Nếu vấn đề khó giải quyết, cần thời gian xử lý:

Nhân viên: “Dạ, trước hết em rất xin lỗi Anh/Chị về vấn đề mà mình đã gặp phải. Em đã nắm được vấn đề và sẽ báo lại với phía Spa để xử lý. Em sẽ liên hệ lại với Anh/Chị trong vòng [Thời gian cụ thể] để thông báo về phương án xử lý của bên em. Trong thời gian chờ, nếu có bất kỳ thắc mắc nào, Anh/Chị cứ gọi cho bên em qua số hotline nhé.”

3.4. Kịch bản Gọi điện Chăm sóc khách hàng Giới thiệu Chương trình khuyến mãi

Nhân viên: “Dạ alo, chào Anh/Chị [Tên khách hàng]. Em là [Tên nhân viên] của thẩm mỹ viện [Tên spa]. Hiện tại, thẩm mỹ viện [Tên spa] đang có chương trình ưu đãi giảm [Số %], đặc biệt dành riêng cho các khách hàng thân thiết như Anh/Chị. Không biết là Anh/Chị có thể dành ra ít phút để em chia sẻ rõ hơn về ưu đãi không ạ?”

Khách hàng: “Ok em, em nói đi.”

Nhân viên: “Dạ vâng, hiện tại thẩm mỹ viện bên em đang có chương trình [Tên chương trình] với ưu đãi [Chi tiết ưu đãi]. Anh/Chị chỉ cần đặt trước dịch vụ trong khoảng thời gian từ [Thời gian áp dụng] là có thể nhận được ưu đãi này.”

Nhân viên: “Chương trình này rất phù hợp với dịch vụ [Tên dịch vụ] mà Anh/Chị đã từng sử dụng trước đây. Ngoài ra, gói dịch vụ [Dịch vụ cần push sale] cũng là một trong những dịch vụ nổi tiếng nhất của bên em mà em nghĩ rằng Anh/Chị rất nên thử trải nghiệm. Anh/Chị thấy sao ạ? Nếu cần, em có thể hỗ trợ chị đặt lịch luôn để giữ ưu đãi.”

3.5. Kịch bản Gọi điện Chăm sóc khách hàng đã lâu chưa quay lại

Nhân viên: “Alo, chào Anh/Chị [Tên khách hàng]. Em là [Tên nhân viên] của Spa [Tên spa] đây ạ. Dạo này Anh/Chị có khỏe không ạ? Lâu rồi chưa gặp lại Anh/Chị nên hôm nay em gọi điện hỏi thăm mình. Không biết là dạo này tình trạng [Vấn đề mà khách hàng từng gặp phải] như thế nào rồi ạ?”

Khách hàng: “[Phản hồi].”

Nhân viên: “Dạ vâng, đối với tình trạng của mình thì Anh/Chị nên [Gợi ý cách chăm sóc]. Ngoài ra, để được tư vấn và chăm sóc chuyên sâu hơn, Anh/Chị có thể ghé lại [Tên Spa] để bên em hỗ trợ nhé. Hiện tại, bên em đang có chương trình ưu đãi [Chi tiết ưu đãi], chỉ dành riêng cho các khách hàng thân thiết của bên em thôi ạ. Nếu Anh/Chị cần hỗ trợ đặt lịch thì em có thể giúp mình ngay ạ.”

>> Xem thêm: TOP 10 Kịch Bản Tư Vấn Mỹ Phẩm “Vàng” Bạn Nên Biết

4. Cần Lưu Ý Những Gì Khi Thực Hiện Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Spa?

Cần Lưu Ý Những Gì Khi Thực Hiện Gọi Điện Chăm Sóc Khách Hàng Spa?

4.1. Chọn thời gian gọi điện phù hợp

Chú ý lựa chọn khung giờ khách hàng dễ nghe máy (thường từ 9:00 – 11:00 sáng hoặc từ 2:00 – 5:00 chiều). Tránh gọi vào thời điểm khách hàng đang nghỉ ngơi hoặc khi họ đang bận rộn.

4.2. Chú ý thái độ khi giao tiếp

Giữ thái độ thân thiện, nhẹ nhàng, tạo cảm giác thoải mái cho người nghe. Thể hiện sự quan tâm bằng cách chú ý lắng nghe phản hồi, bày tỏ sự đồng cảm và đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu.

Trong trường hợp khách hàng khó chịu hoặc tức giận, hãy bình tĩnh giải thích và tìm hướng xử lý thay vì phản ứng một cách tiêu cực.

4.3. Trau dồi kiến thức chuyên môn

Tổ chức các buổi training nhằm đảm bảo đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng của Spa nắm rõ các kiến thức chuyên sâu của từng liệu trình chăm sóc, massage cũng như các dịch vụ trị liệu chuyên biệt. Cách này sẽ đảm bảo nhân viên tư vấn tự tin và chuyên nghiệp nhất.

4.4. Cá nhân hóa nội dung cuộc gọi

Sử dụng tên khách hàng trong suốt cuộc trò chuyện để tạo sự gần gũi, thân thiện và cảm giác được tôn trọng. Đồng thời, liên kết nội dung cuộc gọi với nhu cầu hoặc dịch vụ mà họ đã từng sử dụng nhằm tạo cảm giác được quan tâm.

Trên đây là những chia sẻ của Alehub về các cách gọi điện chăm sóc khách hàng Spa hiệu quả. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đọc sẽ nắm được bí quyết để thành công thu hút và giữ chân khách hàng cho Spa của mình.

Đánh giá bài đăng này?

Bấm vào một ngôi sao để đánh giá nó!