11 Mẫu Email Chăm Sóc Khách Hàng Chuyên Nghiệp

Alehub Solution 5 Tháng mười hai, 2024

Xây dựng một mẫu email chăm sóc khách hàng hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình chặt chẽ, đảm bảo nội dung phù hợp với mục tiêu và đối tượng tiếp nhận. Trong bài viết này, Alehub sẽ chia sẻ đến bạn các mẫu email chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cũng như quy trình xây dựng và một số điều cần lưu ý trong quá trình gửi email.

Mục lục bài viết

1. Quy Trình Xây Dựng Mẫu Email Chăm Sóc Khách Hàng Cơ Bản

Quy Trình Xây Dựng Mẫu Email Chăm Sóc Khách Hàng Cơ Bản

Dưới đây là chi tiết các bước tạo nên một mẫu email chăm sóc khách hàng cơ bản, chuẩn chỉnh nhất:

Bước 1: Xác định mục tiêu email

Trước hết, hãy xác định xem bạn muốn đạt được điều gì thông qua email này. Các mục tiêu phổ biến thường là:

Tri ân khách hàng đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ.
Gợi ý các sản phẩm/dịch vụ mới phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Cung cấp thông tin hữu ích (mẹo sử dụng sản phẩm, hướng dẫn sử dụng…)
Thông báo chương trình khuyến mãi, ưu đãi hoặc sự kiện đáng chú ý.
Khảo sát ý kiến khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ.
Nhắc nhở khách hàng cập nhật thông tin tài khoản, gia hạn tài khoản.
Phản hồi các thắc mắc, vấn đề của khách hàng.

Bước 2: Xác định và phân tích đối tượng khách hàng mục tiêu

Song song với việc xác định mục tiêu kịch bản, hãy tiến hành xác định nhóm khách hàng mục tiêu cho chiến dịch email của bạn. Các nhóm khách hàng mục tiêu có thể là:

Khách hàng mới: Tập trung giới thiệu sản phẩm/dịch vụ và xây dựng lòng tin.
Khách hàng hiện tại: Tạo thêm giá trị bằng việc cung cấp các thông tin hữu ích hoặc ưu đãi.
Khách hàng không hoạt động: Kích thích họ quay lại mua hàng/sử dụng dịch vụ bằng các khuyến mãi hấp dẫn.

Ngoài ra, thu thập các thông tin như tên, lịch sử mua hàng, vị trí địa lý, nhu cầu, sở thích… để cá nhân hóa nội dung email.

Bước 3: Xây dựng nội dung email

Dựa trên mục đích và đối tượng khách hàng mục tiêu của chiến dịch email để xác định nội dung của email. Trong đó bao gồm:

Tiêu đề: Tiêu đề hấp dẫn, ngắn gọn, rõ ràng, kích thích sự tò mò.
Lời mở đầu: Lựa chọn câu mở đầu thân thiện, tạo ấn tượng tốt bằng việc sử dụng tên khách hàng.
Nội dung chính: Cung cấp được các thông tin có giá trị hoặc thông tin mà khách hàng quan tâm (Ví dụ: ưu đãi, hướng dẫn sử dụng…), sử dụng đoạn văn ngắn, rõ ràng, dễ đọc.
Kêu gọi hành động (CTA): Khuyến khích khách hàng thực hiện một hành động cụ thể như trả lời email, truy cập website, mua hàng…

Bước 4: Thiết kế giao diện email

Thiết kế giao diện, bố cục email sao cho trực quan và chuyên nghiệp. Trong đó, sử dụng hình ảnh phù hợp, rõ nét; bố cục phân chia hợp lý, dễ nhìn với các phần được ngăn cách rõ ràng.

Ngoài ra, cần lưu ý phần hình ảnh, nội dung của email có thể hiển thị tốt trên mọi nền tảng (cả bản desktop và mobile). Đồng thời, gắn các dấu hiệu nhận biết logo, màu sắc, tính cách thương hiệu… để xây dựng hình ảnh thương hiệu.

Bước 5: Kiểm tra và thử nghiệm

Trước khi tiến hành gửi cho toàn bộ khách hàng, hãy chú ý thực hiện hai đầu việc sau:

Rà soát kỹ lưỡng toàn bộ nội dung email, đảm bảo không có lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp.
Kiểm tra lại các liên kết có trong email đều hoạt động tốt, không bị nhầm lẫn sang liên kết khác.
Thử nghiệm gửi email với các email nội bộ, đảm bảo email hiển thị tốt trên cả điện thoại và máy tính.

Bước 6: Gửi email và theo dõi hiệu quả

Lựa chọn khung giờ khách hàng thường kiểm tra email để gửi email (thường là buổi sáng hoặc đầu giờ chiều). Sau khi gửi email, cần chú ý theo dõi các chỉ số như:

Tỷ lệ mở email (Open rate)
Tỷ lệ nhấp chuột (Click-through rate)
Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion rate)

Việc theo dõi các chỉ số này có thể giúp bạn đo lường sự hấp dẫn của tiêu đề, đánh giá hiệu quả nội dung CTA và theo dõi xem có bao nhiêu khách hàng thực hiện theo CTA của mình.

Bước 7: Điều chỉnh và cải thiện

Dựa trên các chỉ số theo dõi để tiến hành phân tích kết quả, rút ra điểm mạnh, điểm yếu của chiến dịch. Qua đó, cải thiện các yếu tố chưa hiệu quả (Ví dụ: thay đổi nội dung, hình ảnh, bố cục, thời điểm gửi mail…) và rút kinh nghiệm cho các chiến dịch sau.

2. 11 Mẫu Email Chăm Sóc Khách Hàng Chuyên Nghiệp Cho Từng Trường Hợp

Mẫu chăm sóc khách hàng gmail số 1: Cảm ơn khách hàng sau bán

Mẫu Email Cảm Ơn Khách Hàng Sau Bán

“Kính gửi [Tên khách hàng],

Cảm ơn [Tên khách hàng] vì đã tin tưởng và lựa chọn sử dụng [Tên dịch vụ/sản phẩm] của [Tên công ty]. Sự ủng hộ của bạn là động lực để chúng tôi không ngừng hoàn thiện và mang lại những trải nghiệm tốt hơn trong tương lai.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, góp ý hoặc cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua:

- Email: [Địa chỉ email hỗ trợ]
- Hotline: [Số điện thoại hỗ trợ]

Một lần nữa, rất cảm ơn [Tên khách hàng] vì đã lựa chọn [Tên công ty]. Chúc [Tên khách hàng] có một ngày tốt lành!

Trân trọng,

[Thông tin doanh nghiệp]”

Mẫu Email chăm sóc khách hàng cũ số 2: Khảo sát ý kiến khách hàng

“Chào [Tên khách hàng],

Cảm ơn bạn đã lựa chọn mua hàng tại [Tên công ty]! Chúng tôi hy vọng bạn đã có một trải nghiệm tốt với [Sản phẩm/Dịch vụ]. Để không ngừng cải thiện và mang lại những trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ [Tên khách hàng]!

Ý kiến của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi!

Chỉ mất vài phút để hoàn thành bảng khảo sát, bạn sẽ giúp chúng tôi hiểu rõ hơn nhu cầu của bạn, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ cũng như cung cấp trải nghiệm phù hợp nhất dành riêng cho bạn!

>> Nhấn vào đây để tham gia khảo sát: [Link khảo sát]

Để cảm ơn sự tham gia của bạn, [Tên công ty] xin phép dành tặng [Phần quà/Ưu đãi cụ thể], có hiệu lực đối với toàn bộ khách hàng đã thực hiện khảo sát trước ngày [Ngày hết hạn].

Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã dành thời gian chia sẻ ý kiến quý báu của mình.

Trân trọng,

[Thông tin doanh nghiệp]”

Mẫu Email chăm sóc khách hàng số 3: Giới thiệu chương trình khuyến mãi

“Chào [Tên khách hàng],

[Tên công ty] rất vui mừng thông báo đến quý khách chương trình giảm giá đặc biệt lên đến [Số %] cho toàn bộ cửa hàng tại chuỗi các cửa hàng của chúng tôi. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn sở hữu những sản phẩm yêu thích với mức giá “hời” nhất!

[Đính kèm hình ảnh sản phẩm nổi bật hoặc banner khuyến mãi]

Để biết thêm chi tiết về chương trình khuyến mãi, vui lòng truy cập: [Link đến trang khuyến mãi]

Chương trình chỉ kéo dài đến hết ngày [Ngày hết hạn]. Hãy nhanh tay trước khi chương trình kết thúc!

Trân trọng,

[Thông tin doanh nghiệp]”

Mẫu Email chăm sóc khách hàng số 4: Xử lý khiếu nại của khách hàng

Mẫu Email Xử Lý Khiếu Nại Của Khách Hàng

“Kính gửi [Tên khách hàng],

Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi và chia sẻ phản hồi về [Vấn đề khách hàng gặp phải] với sản phẩm/dịch vụ [Tên sản phẩm/Dịch vụ]. Trước hết, [Tên công ty] rất xin lỗi về trải nghiệm không như mong đợi của bạn.

Chúng tôi đã ghi nhận lại trường hợp của bạn và đang làm việc với đội ngũ liên quan để giải quyết vấn đề. Thời gian xử lý vấn đề sẽ kéo dài trong khoảng X ngày. Sau thời gian trên, chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn để xác nhận lại thông tin.

Nếu bạn cần thêm hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua:

- Email: [Địa chỉ email]
- Hotline: [Số điện thoại hỗ trợ]

Một lần nữa, chúng tôi xin lỗi vì sự cố này và hy vọng sẽ tiếp tục được phục vụ bạn trong tương lai.

Trân trọng,

[Thông tin doanh nghiệp]”

Mẫu Email chăm sóc khách hàng số 5: Chào mừng khách hàng đăng ký dịch vụ

“Chào [Tên khách hàng],

Chào mừng bạn đến với [Tên công ty/Dịch vụ]! Cảm ơn bạn đã tin tưởng và lựa chọn chúng tôi. Đội ngũ của chúng tôi cam kết sẽ mang lại những trải nghiệm tốt nhất và giúp bạn đạt được [Mục tiêu/Nhu cầu mà dịch vụ đáp ứng].

Để hoàn tất việc đăng ký dịch vụ, bạn hãy làm theo các bước sau:

- Bước 1: …
- Bước 2: …
- Bước 3: …

Nếu có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua:

- Email: [Địa chỉ email]
- Hotline: [Số điện thoại]

Chúng tôi rất hân hạnh được đồng hành cùng bạn trong hành trình này.

Trân trọng,

[Thông tin doanh nghiệp]”

Mẫu Email chăm sóc khách hàng số 6: Nhắc nhở cập nhật thông tin/cập nhật tài khoản

“Kính gửi [Tên khách hàng],

[Tên công ty] hy vọng bạn đang có những trải nghiệm tuyệt vời với dịch vụ [Tên dịch vụ] của chúng tôi.

Để đảm bảo trải nghiệm của bạn khi sử dụng dịch vụ [Tên dịch vụ], vui lòng cập nhật thông tin tài khoản của bạn.

Việc cập nhật thông tin sẽ giúp bạn:

>> Tăng cường bảo mật và duy trì hiệu quả hoạt động của tài khoản.

>> Đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thông báo quan trọng nào từ phía [Tên dịch vụ].

Để tiến hành cập nhật thông tin tài khoản, vui lòng truy cập: [Link cập nhật].

Cảm ơn bạn đã hợp tác và chúc bạn có một ngày tốt lành.

Trân trọng,

[Thông tin doanh nghiệp]”

Mẫu Email chăm sóc khách hàng số 7: Cập nhật trạng thái đơn hàng

“Chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi rất vui được thông báo rằng trạng thái đơn hàng [Mã đơn hàng] của bạn đã được cập nhật.

Thông tin chi tiết:

- Trạng thái hiện tại: [Đang xử lý/Đang vận chuyển/Đã giao hàng].
- Ngày dự kiến giao hàng: [Thời gian dự kiến].

Thông tin đơn hàng:

- Tên sản phẩm: [Tên sản phẩm]
- Tổng giá trị: [Tổng số tiền]
- Phương thức giao hàng: [Phương thức giao hàng cụ thể]

Nhấn vào liên kết này để theo dõi tình trạng đơn hàng của bạn: [Link theo dõi].

Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc vấn đề gì cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

- Email: [Địa chỉ email]
- Hotline: [Số điện thoại]

Cảm ơn bạn đã tin tưởng và lựa chọn [Tên công ty]!

Trân trọng,

[Thông tin doanh nghiệp]”

Mẫu Email chăm sóc khách hàng số 8: Mời khách hàng tham dự sự kiện

Mẫu Email Mời Khách Hàng Tham Dự Sự Kiện

“Thân gửi [Tên khách hàng],

[Tên công ty] trân trọng kính mời [Tên khách hàng] tham dự hội thảo/workshop/sự kiện [Tên sự kiện]. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn khám phá [Nội dung/lợi ích chính của sự kiện] và kết nối với cộng đồng [Lĩnh vực mà sự kiện hướng đến].

Thông tin sự kiện:

- Tên sự kiện: [Tên sự kiện]
- Thời gian: [Ngày giờ cụ thể]
- Địa điểm: [Địa điểm cụ thể/Đường link tham gia online]
- Chủ đề: [Mô tả ngắn về chủ đề/Nội dung sự kiện]

>> Để đăng ký tham gia sự kiện, vui lòng điền thông tin vào link sau: [Link đăng ký].

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua:

- Email: [Địa chỉ email]
- Hotline: [Số điện thoại]

Chúng tôi rất mong được chào đón bạn tại sự kiện và cùng bạn tạo nên những khoảng khắc đáng nhớ!

Trân trọng,

[Thông tin doanh nghiệp]”

Mẫu Email chăm sóc khách hàng số 9: Xác nhận thông tin khách hàng

“Kính gửi [Tên khách hàng],

Cảm ơn bạn đã lựa chọn tin tưởng [Tên công ty/Dịch vụ]. Chúng tôi cần xác nhận lại thông tin của bạn để đảm bảo mọi giao dịch và dịch vụ được thực hiện một cách suôn sẻ, chính xác.

Dưới đây là thông tin bạn đã cung cấp:

- Họ và tên: [Tên khách hàng]
- Số điện thoại: [Số điện thoại]
- Email: [Địa chỉ email]
- Địa chỉ: [Địa chỉ chi tiết nếu có]

Nếu các thông tin trên là chính xác, bạn có thể bỏ qua email này.

Nếu có sai sót hoặc cần cập nhật thông tin, vui lòng truy cập đường link [Link cập nhật thông tin] và làm theo hướng dẫn.

Lưu ý: Vui lòng xác nhận hoặc cập nhật thông tin trước ngày [Thời hạn cập nhật] để tránh ảnh hưởng đến dịch vụ của bạn.

Trân trọng,

[Thông tin doanh nghiệp]”

Mẫu Email chăm sóc khách hàng số 10: Thông báo gia hạn dịch vụ

“Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi muốn thông báo đến bạn rằng gói [Tên gói hiện tại] của bạn sẽ hết hạn vào ngày [Ngày hết hạn].

Để tiếp tục sử dụng dịch vụ và tận hưởng những ưu đãi đặc biệt, vui lòng thực hiện gia hạn dịch vụ trước ngày [Thời hạn gia hạn].

Để tiến hành gia hạn dịch vụ, vui lòng truy cập vào tài khoản của mình tại [Link dẫn đến trang gia hạn].

Chúng tôi rất mong được tiếp tục đồng hành cùng bạn!

Trân trọng,

[Thông tin doanh nghiệp]”

Mẫu Email chăm sóc khách hàng số 11: Khi khách hàng ngưng sử dụng dịch vụ

Mẫu Email Khi Khách Hàng Ngưng Sử Dụng Dịch Vụ

“Chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi đã tiếp nhận yêu cầu của bạn về việc ngưng sử dụng dịch vụ [Tên dịch vụ] của chúng tôi. Chúng tôi rất tiếc khi phải chia tay bạn. Hy vọng rằng bạn đã có những trải nghiệm vui vẻ trong thời gian đồng hành cùng chúng tôi.

Nếu có bất kỳ lý do nào khiến bạn ngừng sử dụng dịch vụ, vui lòng chia sẻ ý kiến qua [Link khảo sát]. Chúng tôi luôn mong muốn được lắng nghe để có cơ hội cải thiện chất lượng dịch vụ tốt hơn trong tương lai.

Chúc bạn mọi điều tốt đẹp nhất trong chặng đường tiếp theo và hy vọng sẽ có cơ hội tiếp tục phục vụ bạn vào một ngày không xa.

Cảm ơn đã lựa chọn [Tên dịch vụ].

Trân trọng,

[Thông tin doanh nghiệp]”

>> Xem thêm: 40+ Mẫu Kịch Bản Chăm Sóc Khách Hàng Qua Tin Nhắn Ấn Tượng

3. Lưu Ý Khi Thực Hiện Chăm Sóc Khách Hàng Qua Email

Lưu Ý Khi Thực Hiện Chăm Sóc Khách Hàng Qua Email

Sử dụng mẫu email chăm sóc khách hàng là một cách hiệu quả để giữ mối quan hệ với khách hàng và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả và giữ vững hình ảnh chuyên nghiệp trong quá trình thực hiện chiến dịch email, hãy lưu ý các vấn đề sau:

Cá nhân hóa nội dung

Để tạo cảm giác gần gũi và thân thiết hơn cho khách hàng, hãy chú ý cá nhân hóa nội dung email trước khi gửi. Bạn có thể cá nhân hóa email bằng cách:

Gọi tên khách hàng: Thay vì gửi một email mẫu chung chung, hãy gọi tên khách hàng để tăng sự thân thiết và tạo cảm giác được quan tâm.
Tham khảo lịch sử giao dịch: Đề cập đến các giao dịch gần đây hoặc sản phẩm mà khách hàng đã mua để thể hiện sự quan tâm đến nhu cầu của họ.

Lưu trữ lịch sử trò chuyện với khách hàng

Việc nắm được thông tin của khách hàng là cực kỳ quan trọng, đặc biệt là trong quá trình chăm sóc khách hàng nhằm mục đích xây dựng niềm tin và sự trung thành với thương hiệu. Thông tin từ lịch sử trò chuyện sẽ giúp bạn lựa chọn giọng văn phù hợp cho email chăm sóc khách hàng của mình.

Bên cạnh đó, lịch sử trò chuyện cũng là nguồn tư liệu quan trọng để cá nhân hóa nội dung email cho khách hàng.

Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp

Lưu ý sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp, tránh sử dụng ngôn ngữ quá trang trọng quá thân mật hoặc quá “chuyên ngành”. Trình bày thông tin một cách ngắn gọn, dễ hiểu, tránh những câu văn quá dài dòng và rườm rà.

Bên cạnh đó, cần đảm bảo email của bạn không mắc phải các lỗi sai cơ bản như lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp. Đây là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng, có ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh doanh nghiệp của bạn.

Thời gian phản hồi

Khách hàng luôn mong muốn nhận được phản hồi nhanh chóng. Do đó, hãy cố gắng trả lời email của khách hàng trong vòng 24h kể từ thời điểm nhận được email (hoặc sớm hơn nếu có thể).

Ngoài ra, nếu chưa thể giải quyết vấn đề ngay, hãy thông báo cho khách hàng về thời gian giải quyết dự kiến và cập nhật tình hình thường xuyên cho họ.

Đa dạng kênh liên hệ

Bên cạnh email, bạn có thể cung cấp thêm các kênh liên hệ khác như số hotline, kênh chat trực tuyến, trang mạng xã hội… để khách hàng có thể lựa chọn cách thức liên hệ phù hợp. Ngoài ra, cần đảm bảo thông tin liên hệ của khách hàng là chính xác để tránh gửi nhầm email.

Trên đây là gợi ý của Alehub về chi tiết các bước xây dựng mẫu email chăm sóc khách hàng, kèm theo mẫu tham khảo và các lưu ý khi triển khai. Hy vọng những chia sẻ vừa rồi sẽ giúp bạn nắm được cách để tạo ấn tượng tố và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Đánh giá bài đăng này?

Bấm vào một ngôi sao để đánh giá nó!