Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn: Cách Viết + Mẫu FREE

Alehub Solution 17 Tháng tư, 2024

Khi nhận được offer phỏng vấn, nội dung email trả lời thư mời phỏng vấn cũng là một yếu tố để nhà tuyển dụng đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn. Trong bài viết hôm nay, Alehub sẽ chia sẻ đến bạn cách viết email trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, kèm theo một vài mẫu thư trả lời để bạn tham khảo.

Mục lục bài viết

1. Cách Viết Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Gây Ấn Tượng

Viết Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn như thế nào

Để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, bạn nên chú ý những điểm sau khi viết email trả lời thư mời phỏng vấn:

1.1. Tiêu Đề

Một trong những quy tắc khi soạn email đó là không được phép để trống tiêu đề. Bởi đây là dấu hiệu để người nhận nhận biết được nội dung bên trong email là gì, qua đó họ mới quyết định có cần thiết phải đọc email đó hay không.

Tương tự, đối với email xác nhận phỏng vấn, bạn cũng không nên để trống phần tiêu đề. Tuy nhiên, thông thường doanh nghiệp sẽ yêu cầu ứng viên xác nhận khả năng tham gia bằng cách trả lời trực tiếp email thông báo phỏng vấn của nhà tuyển dụng.

Do đó, bạn chỉ cần chọn mục “Trả lời” và tiếp tục viết nội dung ở phía dưới để giữ nguyên tiêu đề có sẵn. Trong trường hợp tiêu đề email mà bạn nhận được không bao gồm tên của bạn, bạn có thể thêm tên của bạn vào tiêu đề. Việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng thuận tiện hơn trong việc theo dõi tình trạng phản hồi của bạn.

1.2. Nội Dung Chính

Lời chào trang trọng, lịch sự

Tương tự như tiêu đề, lời chào đầu thư là quy tắc và cũng là phép lịch sự tối thiểu khi giao tiếp qua email. Đặc biệt là trong trường hợp cần phải thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự như thư xác nhận phỏng vấn.

Một số lời chào phổ biến mà bạn có thể tham khảo như: “Kính gửi Công ty/ Ban tuyển dụng Nhân sự Công ty,” hoặc “Dear Anh/ Chị [Tên nhà tuyển dụng],”

Lời cảm ơn

Trong email phản hồi nhà tuyển dụng, hãy bày tỏ lòng cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã đưa ra lời mời phỏng vấn. Điều này không chỉ giúp ứng viên thể hiện được sự lịch sự và chuyên nghiệp, mà còn cho nhà tuyển dụng thấy được sự hào hứng và trân trọng cơ hội mà họ đã dành cho bạn.

Bạn có thể viết lời cảm ơn như sau:

“Tôi rất vui mừng và vinh dự khi được Quý công ty trao cho cơ hội phỏng vấn cho vị trí […..]”

“Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Quý công ty vì đã trao cho tôi cơ hội tham dự buổi phỏng vấn cho vị trí […..]”

Xác nhận tham gia phỏng vấn

Đây là phần nội dung quan trọng nhất trong email trả lời thư mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng. Với nội dung này, bạn hãy trả lời ngắn gọn và rõ ràng về việc mình sẽ tham gia phỏng vấn hoặc từ chối lời mời để nhà tuyển dụng nắm được thông tin và chốt lịch phỏng vấn.

Nếu bạn gặp phải chuyện bất khả kháng, không thể đến tham dự phỏng vấn theo lịch mà nhà tuyển dụng yêu cầu, hãy nhanh chóng thông báo lại cho họ và đề xuất một khung thời gian phù hợp. Lưu ý cần trình bày lý do thật khéo léo, lịch sự, tránh gây mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Trong trường hợp bạn muốn từ chối lời mời phỏng vấn (do nhận được offer từ công ty khác hay vị trí công việc khác với định hướng của bản thân…), bạn vẫn nên phản hồi lại để nhà tuyển dụng nắm được thông tin.

Bạn có thể viết phần nội dung này như sau:

“Tôi xin phép xác nhận sẽ đến tham dự buổi phỏng vấn của Quý công ty vào lúc … giờ, ngày … tháng … năm … tại […..]”

“Tôi rất vui mừng và vinh dự khi nhận được thư mời phỏng vấn từ Quý công ty cho vị trí […..]. Tuy nhiên, vì lý do cá nhân nên tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn theo lịch mà Quý công ty đưa ra. Vì vậy, tôi kính mong Quý công ty có thể tạo điều kiện và xếp lịch phỏng vấn khác vào lúc … giờ, ngày … tháng … năm …”

“Tôi rất vinh hạnh và vui mừng khi nhận được lời mời tham gia phỏng vấn cho vị trí […..] của Quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể đến tham dự buổi phỏng vấn vào ngày … tháng … vì [nêu rõ lý do bạn từ chối]”

1.3. Kết Thúc

Sau khi đã trình bày đầy đủ các nội dung bên trên, hãy kết thúc thư của bạn bằng một câu cảm ơn (nếu phần đầu chưa có) và ký tên của mình. Để email trở nên chuyên nghiệp hơn, bạn hãy tạo chữ ký cuối email, bao gồm các thông tin về họ tên, trường học hoặc đơn vị công tác hiện tại (nếu có), địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng liên hệ với ứng viên nếu có vấn đề phát sinh.

2. Tham Khảo Mẫu Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp

2.1. Mẫu Email Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn

Mẫu Email Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn

Khi viết email nhận tham gia phỏng vấn, hãy lưu ý sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp, lịch sự và ngắn gọn. Dưới đây là một mẫu email xác nhận tham gia phỏng vấn đơn giản, thông dụng mà bạn có thể tham khảo:

“Dear Ms./ Mr. [Tên người nhận – Chức vụ],

Tôi rất vui mừng và vinh dự khi được Quý công ty trao cho cơ hội phỏng vấn cho vị trí … Tôi xin phép xác nhận sẽ đến tham dự buổi phỏng vấn của Quý công ty vào lúc … giờ, ngày … tháng … năm … tại […..].

Cảm ơn Anh/ Chị và Quý công ty vì đã tạo điều kiện để tôi có cơ hội trao đổi trực tiếp cho vị trí công việc này. Nếu có bất kỳ tài liệu hay yêu cầu nào cần thiết cho buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết để tôi có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.

Trân trọng,

[Ký tên]

[Số điện thoại]

[Địa chỉ email]”

2.2. Mẫu Email Từ Chối Tham Gia Phỏng Vấn

Mẫu Email Từ Chối Tham Gia Phỏng Vấn

Trong trường hợp bạn không có nhu cầu tham gia phỏng vấn, hãy phản hồi lại với nhà tuyển dụng để họ nắm rõ thông tin và tìm kiếm ứng viên khác. Việc giữ im lặng sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và có thể khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Dưới đây là một mẫu email từ chối tham dự phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo:

“Kính gửi Anh/ Chị [Tên – Chức danh – Công ty],

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn tới Anh/ Chị và Quý Công ty vì đã trao cho tôi cơ hội tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]. Tuy nhiên, trong thời gian chờ đợi phản hồi từ Quý công ty, tôi đã nhận lời mời làm việc tại một đơn vị khác. Vì vậy, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn của Quý công ty vào lúc [Giờ], [Ngày] tại [Địa điểm].

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn công ty vì đã dành thời gian cân nhắc hồ sơ ứng tuyển của tôi. Chúc Quý công ty ngày càng phát triển và hy vọng rằng trong tương lai, chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác ở vị trí phù hợp hơn.

Trân trọng,

[Ký tên]

[Số điện thoại]

[Địa chỉ email]”

3. Cần Lưu Ý Những Gì Khi Viết Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn?

Cần Lưu Ý Những Gì Khi Viết Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn?

Phản hồi càng nhanh càng tốt

Thời điểm lý tưởng nhất để gửi lại email phản hồi cho nhà tuyển dụng là ngay sau khi nhận được email, hoặc muộn nhất là trước khi hết giờ làm việc của ngày hôm sau. Đây là một trong những yếu tố mà nhà tuyển dụng có thể sử dụng để đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn. Đồng thời cũng thể hiện sự yêu thích và nhiệt tình của bạn đối với vị trí công việc này.

Chú ý sử dụng từ ngữ lịch sự, chuyên nghiệp

Bạn có thể cảm thấy vui mừng và háo hức khi nhận được thư mời phỏng vấn tại vị trí công việc mơ ước của mình. Tuy nhiên, hãy chú ý sử dụng từ ngữ lịch sự và chuyên nghiệp khi trả lời email xác nhận phỏng vấn.

Bạn có thể dựa vào cách dùng từ của người gửi email để điều chỉnh lại văn phong, từ ngữ cho phù hợp. Ví dụ, nếu email của nhà tuyển dụng sử dụng “Dear [Tên ứng viên]” hoặc “Thân gửi [Tên ứng viên]”, bạn cũng có thể sử dụng câu chào tương tự (Ví dụ: Dear Anh/ Chị [Tên người gửi thư]).

Lựa chọn “trả lời tất cả” hoặc “reply all”

Tại nhiều doanh nghiệp, người xếp lịch phỏng vấn và gửi email thông báo cho bạn và người sẽ trực tiếp phỏng vấn bạn là hai người khác nhau. Do đó, thư mời phỏng vấn thường sẽ được chuyển tiếp đến tất cả những cá nhân có liên quan.

Do đó, trong trường hợp thư mời phỏng vấn được chuyển tiếp đến nhiều người, bạn hãy lựa chọn “trả lời tất cả” để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều nắm được thông tin.

Đừng ngần ngại đặt câu hỏi nếu có thắc mắc

Email trả lời thư mời phỏng vấn là cơ hội để bạn đặt câu hỏi nhằm chuẩn bị cho buổi phỏng vấn tốt hơn. Do đó, đừng ngần ngại mà hãy đặt các câu hỏi liên quan đến buổi phỏng vấn như cần mang theo giấy tờ gì, yêu cầu về trang phục, thông tin người phỏng vấn… trong trường hợp những thông tin này chưa được đề cập đến trong email của nhà tuyển dụng.

Kiểm tra lại nội dung trước khi gửi

Hãy kiểm tra lại thật kỹ nội dung thư trước khi gửi, đảm bảo rằng bạn đã trình bày đủ thông tin và không mắc lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp. Việc mắc những lỗi sai cơ bản như vậy sẽ ảnh hưởng không tốt đến ấn tượng của nhà tuyển dụng về bạn.

Trên đây là toàn bộ nội dung về cách viết email trả lời thư mời phỏng vấn mà Alehub muốn chia sẻ đến bạn. Hi vọng rằng với những thông tin có trong bài, các ứng viên đã nắm rõ bí quyết để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng khi viết email trả lời thư mời phỏng vấn.Cách Viết Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Kèm Mẫu

Đánh giá bài đăng này?

Bấm vào một ngôi sao để đánh giá nó!