3 Cách Hẹn Lịch Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp Kèm Mẫu Kịch Bản

Alehub Solution 1 Tháng chín, 2024

Cách hẹn lịch phỏng vấn của nhà tuyển dụng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu của ứng viên về doanh nghiệp. Đồng thời, yếu tố này cũng tác động đến tỷ lệ ứng viên đến tham gia phỏng vấn. Vậy có những cách hẹn lịch phỏng vấn nào và nên tiến hành ra sao để đảm bảo hiệu quả? Cùng Alehub tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Mục lục bài viết

1. Cách Hẹn Lịch Phỏng Vấn Qua Email

Cách Hẹn Lịch Phỏng Vấn Qua Email

1.1. Nội dung cần có trong email hẹn lịch phỏng vấn

Một email hẹn ứng viên đến phỏng vấn tiêu chuẩn cần phải có các nội dung sau:

Tiêu đề: Ngắn gọn, rõ ràng, nêu bật được mục đích chính

Ví dụ: [Tên công ty] Thư mời phỏng vấn vị trí [Vị trí ứng tuyển]

Lời chào: Chào hỏi ứng viên một cách lịch sự

Ví dụ: Kính gửi [Tên ứng viên],

Giới thiệu: Giới thiệu tên công ty, nhắc lại vị trí ứng tuyển và bày tỏ sự quan tâm đến hồ sơ ứng tuyển của ứng viên
Thông tin về buổi phỏng vấn: bao gồm thời gian, cách thức phỏng vấn (online/ offline), địa điểm và thông tin người phỏng vấn.
Hướng dẫn hoặc lưu ý: Nêu rõ những gì ứng viên cần chuẩn bị (CV, bằng cấp…) và cách thức di chuyển đến địa điểm phỏng vấn (nếu cần).
Thông tin liên hệ: Cung cấp thông tin liên hệ để ứng viên đặt câu hỏi nếu cần thiết.
Lời cảm ơn: Gửi lời cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến vị trí ứng tuyển và thể hiện sự mong đợi cho buổi phỏng vấn.

1.2. Mẫu email hẹn lịch phỏng vấn xin việc

Để hình dung rõ hơn về một email hẹn ứng viên đến phỏng vấn tiêu chuẩn, đảm bảo sự chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng có thể tham khảo mẫu email dưới đây:

Tiêu đề: [Tên công ty] Thư mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] – [Họ tên ứng viên]

Kính gửi [Tên ứng viên],

Lời đầu tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn đã dành thời gian ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Thông qua hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy bạn có các kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp cho vị trí mà [Tên công ty] đang tìm kiếm.

Vì vậy, chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng bạn đã được chọn tham gia vòng phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn:

- Thời gian: [Giờ], [Ngày]
- Địa điểm: [Địa chỉ công ty]
- Người phỏng vấn: [Họ tên], [Chức danh]

Để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, bạn vui lòng mang theo [Danh sách giấy tờ cần thiết]. Vui lòng phản hồi lại email này trước [Giờ], ngày [Ngày] để xác nhận đã nhận được thông tin.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ [Tên người liên hệ] qua số điện thoại [Số điện thoại] hoặc email [Địa chỉ Email].

Chúc bạn có một buổi phỏng vấn thành công!

Trân trọng,

[Họ và tên của người viết email]

[Chức danh]

[Tên công ty]

1.3. Lưu ý

Trong quá trình xây dựng nội dung và chuẩn bị gửi email, nhà tuyển dụng cần lưu ý những điều sau:

Thay đổi nội dung email cho phù hợp với từng ứng viên, kiểm tra kỹ thông tin và địa chỉ email để đảm bảo không gửi sai người.
Trình bày nội dung một cách rõ ràng, dễ hiểu.
Sau khi gửi email, nên gọi điện cho ứng viên để xác nhận lại thông tin, đảm bảo họ không lỡ email.
Linh hoạt thay đổi thời gian phỏng vấn nếu ứng viên có yêu cầu hợp lý.

2. Cách Gọi Điện Hẹn Lịch Phỏng Vấn

Cách Gọi Điện Hẹn Lịch Phỏng Vấn

2.1. Cần chuẩn bị những gì trước khi gọi điện hẹn phỏng vấn?

Để có được một cuộc gọi điện chuyên nghiệp, hiệu quả, tạo được ấn tượng tốt với ứng viên, nhà tuyển dụng cần phải có sự chuẩn bị trước khi gọi. Cụ thể như sau:

Tìm hiểu thông tin của ứng viên: Đọc CV của ứng viên để nắm được các thông tin cá nhân cũng như có được đánh giá sơ bộ về trình độ và kinh nghiệm.
Chuẩn bị danh sách câu hỏi: Lên danh sách các câu hỏi để có được sự chủ động trong quá trình gọi điện, đồng thời thu thập được những thông tin cần thiết từ ứng viên.
Lên sẵn kịch bản cuộc gọi: Chuẩn bị sẵn kịch bản chi tiết trước khi gọi điện cho ứng viên, đảm bảo cuộc trò chuyện đi đúng hướng và kiểm soát được thời lượng gọi điện.
Kiểm tra thiết bị: Kiểm tra chất lượng micro và loa của điện thoại hoặc tai nghe, đảm bảo âm thanh rõ ràng, không làm ảnh hưởng đến cuộc trò chuyện.

2.2. Mẫu kịch bản gọi điện hẹn ứng viên đến phỏng vấn

Thông thường, một mẫu kịch bản gọi điện hẹn ứng viên đến phỏng vấn sẽ có các nội dung sau:

Chào hỏi và giới thiệu bản thân: Nhà tuyển dụng chào hỏi, giới thiệu tên, chức danh và công ty.
Nêu lý do cuộc gọi: Nhà tuyển dụng nêu rõ lý do gọi điện và chúc mừng ứng viên đã vượt qua vòng hồ sơ.
Thông báo về thời gian phỏng vấn: Nêu rõ thời gian, địa điểm và thông tin của người phỏng vấn.
Trả lời câu hỏi: Lắng nghe và trả lời các câu hỏi của ứng viên.
Xác nhận lại: Xác nhận lại với ứng viên về thông tin của buổi phỏng vấn.
Gửi lời cảm ơn: Cảm ơn ứng viên đã dành thời gian và mong họ tham gia phỏng vấn.

Dưới đây là một mẫu kịch bản hẹn lịch phỏng vấn qua điện thoại:

“Xin chào, đây là số điện thoại của bạn [Tên ứng viên] đúng không ạ? Tôi là [Tên người gọi điện], gọi từ phòng Nhân sự của công ty [Tên công ty].

Vào ngày [Ngày ứng tuyển] vừa rồi, [Tên công ty] có nhận được đơn ứng tuyển của bạn cho vị trí [Tên vị trí]. Sau quá trình đánh giá và sàng lọc, công ty rất ấn tượng với hồ sơ của bạn. Do đó, công ty muốn mời bạn đến tham dự buổi phỏng vấn trực tiếp vào lúc [Giờ], ngày [Ngày] tại [Địa điểm]. Anh/ Chị [Tên người phỏng vấn], [Chức vụ] sẽ là người phụ trách phỏng vấn bạn. Trong buổi phỏng vấn, công ty sẽ trao đổi kỹ hơn với bạn về công việc và cơ hội phát triển tại công ty.

Không biết là với thời gian này thì bạn có thể tham dự buổi phỏng vấn của chúng tôi không? Nếu bạn không có vấn đề gì về thời gian phỏng vấn, sau cuộc gọi này tôi sẽ gửi lại thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm phỏng vấn cũng như các giấy tờ cần thiết qua email [Địa chỉ email của ứng viên].

Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào, bạn có thể liên hệ với tôi qua số điện thoại này hoặc email [Địa chỉ email].

Cảm ơn bạn đã dành thời gian ứng tuyển tại [Tên công ty]. Rất mong sớm được gặp và trao đổi với bạn!”

2.3. Lưu ý khi liên hệ ứng viên đến phỏng vấn

Để đảm bảo cuộc gọi diễn ra suôn sẻ và đạt được hiệu quả tốt, nhà tuyển dụng nên lưu ý:

Nói chuyện với giọng điệu tự tin, thân thiện, thể hiện sự nhiệt tình và chân thành.
Lựa chọn thời điểm gọi điện thích hợp, lý tưởng nhất là vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều, tránh gọi vào tối muộn hoặc ngày nghỉ.
Thể hiện thái độ hợp tác, sẵn sàng thay đổi kế hoạch nếu cần thiết.
Ghi chép lại những điểm chính của cuộc gọi để tiện theo dõi.

3. Cách Hẹn Ứng Viên Đến Phỏng Vấn Qua Phần Mềm Tuyển Dụng

Cách Hẹn Ứng Viên Đến Phỏng Vấn Qua Phần Mềm Tuyển Dụng

3.1. Các tính năng của Phần mềm Tuyển dụng

Hiện nay, các phần mềm tuyển dụng đều được tích hợp các tính năng hỗ trợ doanh nghiệp gửi lời mời và hẹn lịch phỏng vấn như:

Tự động gửi lời mời: Hệ thống tự động gửi email hoặc tin nhắn mời ứng viên đến tham dự phỏng vấn. Ứng viên có thể xác nhận trực tiếp trên hệ thống.
Nhắc hẹn: Hệ thống sẽ tự động gửi email hoặc tin nhắn nhắc hẹn trước buổi phỏng vấn.
Lịch chung: Hiển thị lịch làm việc của nhà tuyển dụng và các phòng phỏng vấn.
Báo cáo: Cung cấp báo cáo thống kê về quá trình tuyển dụng.

Một số phần mềm Tuyển dụng nổi bật tại Việt Nam có thể kể đến như: Workable, Zoho Recruit, Greenhouse, BambooHR, iCIMS…

3.2. Các bước hẹn lịch phỏng vấn qua Phần mềm Tuyển dụng

Để hẹn lịch phỏng vấn thông qua Phần mềm Tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ thực hiện theo các bước sau:

Lựa chọn phần mềm phù hợp: Nhà tuyển dụng sẽ tiến hành lựa chọn phần mềm phù hợp dựa trên quy mô, nhu cầu và ngân sách của công ty.
Nhập thông tin ứng viên: Hồ sơ ứng tuyển của ứng viên sẽ được lưu trữ tự động trên hệ thống.
Chọn ứng viên: Nhà tuyển dụng tiến hành đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp.
Chọn khung giờ: Hệ thống sẽ hiển thị lịch làm việc và các phòng phỏng vấn để nhà tuyển dụng lựa chọn khung giờ phù hợp.
Thiết lập thông tin: Nhà tuyển dụng điền đầy đủ thông tin về buổi phỏng vấn (địa điểm, người phỏng vấn, yêu cầu với ứng viên…).
Gửi lời mời: Hệ thống sẽ tự động gửi email hoặc tin nhắn mời phỏng vấn để ứng viên lựa chọn. Ứng viên sẽ xác nhận, lựa chọn thời gian phỏng vấn hoặc từ chối lời mời trực tiếp trên hệ thống.
Thông báo xác nhận: Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận đến nhà tuyển dụng và ứng viên, đảm bảo cả hai bên đều nắm được chính xác lịch hẹn phỏng vấn.

3.3. Lợi ích của việc sử dụng Phần mềm tuyển dụng để hẹn lịch phỏng vấn

Việc sử dụng Phần mềm Tuyển dụng để hẹn lịch phỏng vấn sẽ mang lại những lợi ích như:

Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa các công việc thủ công như gửi email, nhắc hẹn.
Tăng tính chính xác: Giảm thiểu sai sót khi nhập liệu.
Quản lý hiệu quả: Dễ dàng theo dõi và quản lý quá trình tuyển dụng.
Tích hợp: Nhiều phần mềm tuyển dụng có thể tích hợp với các phần mềm khác như email, calendar… giúp làm việc hiệu quả hơn.

Trên đây là toàn bộ nội dung về các cách hẹn lịch phỏng vấn kèm theo mẫu kịch bản chi tiết dành cho nhà tuyển dụng. Bằng cách áp dụng các cách trên, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể tạo ra các cuộc hẹn phỏng vấn chuyên nghiệp và hiệu quả, giúp thu được nhiều ứng viên tài năng.

Đánh giá bài đăng này?

Bấm vào một ngôi sao để đánh giá nó!