Trong quá trình triển khai hệ thống tuyển sinh cho các trung tâm giáo dục, chúng tôi nhận thấy một vấn đề khá phổ biến:

Nhiều trung tâm không thiếu Lead. Thứ họ thiếu là một hệ thống Telesale đủ tốt để xử lý Lead đúng thời điểm.

Case study dưới đây là một ví dụ điển hình.

—————

1. Bài toán trước khi Trung Tâm triển khai dịch vụ Telesale thuê ngoài của Alehub

Khách hàng của chúng tôi là một hệ thống Trung tâm Tiếng Anh dành cho trẻ em tại Hà Nội với nhiều cơ sở, tập trung mạnh vào quảng cáo Facebook để thu Lead học thử và test đầu vào.

Mỗi tháng, trung tâm đổ ngân sách Marketing khá lớn để chạy quảng cáo tuyển sinh. Lead về đều mỗi ngày nhưng hiệu quả chuyển đổi lại không ổn định.

Thời điểm đó, đội tuyển sinh của trung tâm đang gặp khá nhiều vấn đề:

• Lead đổ về nhiều nhưng không được gọi ngay
• Có những Data phải chờ vài tiếng hoặc sang hôm sau mới được xử lý
• Nhân sự tuyển sinh vừa tư vấn vừa nhắc lịch nên luôn trong trạng thái quá tải
• Follow-up thiếu đồng bộ giữa các nhân sự
• Không có hệ thống đánh giá chất lượng cuộc gọi
• Tỷ lệ phụ huynh bùng lịch test đầu vào khá cao

Ban đầu, doanh nghiệp cho rằng vấn đề nằm ở chất lượng quảng cáo. Tuy nhiên sau khi phân tích quy trình vận hành, Alehub nhận thấy rằng nguyên nhân thực sự lại nằm ở khâu xử lý Data và vận hành Telesale phía sau.

Trong mô hình tuyển sinh cũ: Nhân sự tự lọc Lead, tự nhắc lịch, tự follow-up, tự quản lý học viên.

Điều này khiến đội tuyển sinh dễ rơi vào trạng thái:

• Quá tải
• Chăm sóc thiếu đồng đều
• Bỏ sót phụ huynh tiềm năng
• Không duy trì được nhịp Follow-up ổn định

Đặc biệt trong ngành giáo dục, thời điểm xử lý Lead ảnh hưởng rất lớn đến tỷ lệ phụ huynh đưa con đến trung tâm.

Có nhiều phụ huynh đăng ký học thử theo cảm xúc tức thời khi đang lướt Facebook hoặc TikTok. Nếu không được tiếp cận đủ nhanh, họ sẽ nhanh chóng quên mất mình đã để lại thông tin hoặc đã đăng ký tư vấn ở một trung tâm khác.

2. Alehub đã triển khai chiến dịch cho Trung tâm Tiếng Anh như thế nào?

Thay vì chỉ bổ sung thêm nhân sự gọi điện, Alehub xây dựng một quy trình tuyển sinh có hệ thống, trong đó Telesale vẫn là trung tâm vận hành. AI và CRM được đưa vào để hỗ trợ phía sau, giúp đội tuyển sinh tập trung đúng vào phần việc quan trọng nhất.

2.1 Mô hình triển khai

Mô hình triển khai được thiết kế theo luồng vận hành:
AI Callbot → AI Agent → Telesale → CRM

Bước 1: AI Callbot lọc Lead đầu vào

Ngay khi Data từ quảng cáo hoặc đăng ký học thử đổ về, AI Callbot sẽ tự động gọi để xác định nhanh:

• Phụ huynh có thực sự quan tâm khóa học/học thử hay không
• Mức độ sẵn sàng đưa con đến test đầu vào
• Loại bỏ các Data không phù hợp hoặc không có nhu cầu rõ ràng

Nhờ vậy, Telesale không còn phải “đốt thời gian” vào các cuộc gọi không mang lại tín hiệu.

Bước 2: AI Agent bám đuổi và nhắc lịch

Với các phụ huynh chưa bắt máy hoặc chưa sẵn sàng phản hồi:

• AI tự động gửi Zalo nhắc lịch học thử hoặc test đầu vào
• Cung cấp thông tin khóa học, lộ trình học theo độ tuổi
• Theo dõi hành vi tương tác để đánh giá lại mức độ quan tâm

Khi phụ huynh phản hồi hoặc có tín hiệu rõ ràng hơn, hệ thống sẽ lập tức chuyển về cho Telesale để xử lý trực tiếp.

Bước 3: Telesale tập trung tư vấn và chốt lịch học thử

Lúc này, Telesale chỉ làm việc với nhóm Lead đã có tín hiệu quan tâm rõ ràng. Công việc tập trung vào:

• Tư vấn lộ trình học phù hợp cho từng học viên
• Giải đáp lo lắng của phụ huynh về chương trình, giáo viên, môi trường học
• Xử lý từ chối và xây dựng niềm tin
• Thuyết phục phụ huynh đưa con đến học thử hoặc test đầu vào

Toàn bộ quá trình gọi được quản lý trên CRM, có ghi âm và AI hỗ trợ đánh giá chất lượng tư vấn, giúp minh bạch hiệu suất làm việc.

2.2 Điểm cốt lõi trong mô hình

Alehub không thay thế Telesale bằng công nghệ. Ngược lại, toàn bộ hệ thống được thiết kế để làm rõ vai trò của Telesale trong tuyển sinh giáo dục.

Vì thực tế, Telesale giáo dục thực chất không phải là hoạt động “gọi điện bán khóa học”. Đây là một quá trình chăm sóc, khai thác nhu cầu và xây dựng niềm tin với phụ huynh. Phụ huynh không chỉ cần được báo học phí hay giới thiệu chương trình học. Họ cần hiểu rõ lộ trình đào tạo, biết con mình phù hợp với lớp nào, phương pháp học ra sao và liệu trung tâm có thực sự quan tâm đến kết quả học tập của con hay không. 

Nhận ra vai trò cốt lõi của Telesale trong mô hình tuyển sinh, Alehub đặc biệt chú trọng vào chất lượng đội ngũ triển khai.

Toàn bộ đội Telesale được đào tạo và kiểm tra định kỳ bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Sales. Mục tiêu không phải chỉ để “biết gọi”, mà là để nâng cấp năng lực tư vấn theo đúng tiêu chuẩn vận hành của ngành giáo dục.

Các chương trình đào tạo được thiết kế xoay quanh những kỹ năng thực chiến:

• Xác định đúng chân dung khách hàng mục tiêu theo từng khóa học 

• Xây dựng kịch bản tư vấn theo từng độ tuổi học viên 
• Thực hành xử lý tình huống thực tế trong quá trình gọi 
• Kỹ năng xử lý từ chối và tạo niềm tin với phụ huynh
• Kỹ năng upsell và mở rộng giá trị tư vấn
• Kỹ năng chốt lịch học thử và test đầu vào nhanh, tự nhiên hơn 

Nhờ vậy, đội ngũ nhân sự của Alehub luôn hiểu sản phẩm, hiểu phụ huynh và hiểu mục tiêu chuyển đổi thực tế của trung tâm. 

3. Kết quả sau khoảng 3 tháng triển khai của Trung tâm Tiếng Anh

Sau khi đồng bộ lại toàn bộ quy trình tuyển sinh theo mô hình Telesale + AI + CRM, các chỉ số vận hành của trung tâm bắt đầu cải thiện rõ rệt:

• Thời gian lọc Lead giảm khoảng 70%
• Tỷ lệ phụ huynh đến test đầu vào tăng khoảng 32%
• Tỷ lệ bỏ sót Lead giảm đáng kể
• Tốc độ xử lý Data nóng nhanh hơn nhiều so với trước
• Đội Telesale hoạt động ổn định và đồng bộ hơn
• Ban quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất tuyển sinh theo thời gian thực

Quan trọng hơn:

Đội tuyển sinh không còn phải “gọi thật nhiều”.

Họ bắt đầu tập trung vào đúng nhóm phụ huynh có khả năng chuyển đổi cao hơn.

4. Kết luận

Điều thay đổi lớn nhất để tăng hiệu quả kinh doanh không phải công nghệ mà là cách vận hành Telesale

Sau nhiều chiến dịch triển khai thực tế, chúng tôi nhận ra một điều khá rõ: Trong giáo dục, Telesale vẫn là trung tâm của hoạt động tuyển sinh.

Bởi cuối cùng phụ huynh vẫn cần được tư vấn, giải đáp và xây dựng niềm tin bởi con người và AI không thay thế vai trò đó.

Công nghệ chỉ giúp đội Telesale:

• Giảm áp lực vận hành
• Follow-up đều hơn
• Xử lý Lead nhanh hơn
• Và tập trung đúng vào những phụ huynh tiềm năng hơn

Đó cũng là lý do nhiều trung tâm hiện nay không còn tìm cách mở rộng đội tuyển sinh bằng cách tuyển thêm thật nhiều nhân sự.

Thay vào đó, họ bắt đầu xây dựng một hệ thống Telesale đủ tốt để không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội tuyển sinh nào.

Alehub Solution

Alehub mang đến cho doanh nghiệp 3 giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động cung ứng nhân sự và đào tạo phòng kinh doanh

Dịch vụ Telesale thuê ngoài (online, onsite, theo call, theo cam kết)

Tuyển dụng phòng kinh doanh (cung cấp CV ứng viên, headhunt, tư vấn tuyển dụng)

Cam kết 1 đổi 1, 100% chất lượng cuộc gọi, đúng deadline, add on dịch vụ, hoàn phí nếu không thực hiện đúng cam kết!

Hỗ trợ hơn 400 khách hàng, 1000+ doanh nghiệp, thương hiệu lớn như Karma Academy, Onschool, Genie Group,…, cùng 3000+ nhân sự được đào tạo kết nối.

Hotline: 098 154 9988

Email: admin@ezsale.vn

Địa chỉ:

–  Hà Nội: Tòa Housing, Số 299 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội

–  TP.HCM: Số 88, Quốc lộ 13, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh

–  Đà Nẵng: Số 167 Phan Châu Trinh, Phường Phước Ninh, Quận Hải Châu, TP Đà Nẵng

alehub.net