5 Bước Xây Dựng Kịch Bản Gọi Điện Hẹn Gặp Khách Hàng Kèm Mẫu

Alehub Solution 14 Tháng mười một, 2024

Hẹn gặp khách hàng là một bước quan trọng trong quá trình tiếp cận và thuyết phục khách hàng mua hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách gọi điện hẹn gặp khách hàng sao cho khéo léo và hiệu quả. Trong bài viết này, Alehub sẽ hướng dẫn cách xây dựng kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng, kèm theo mẫu kịch bản chi tiết và các lưu ý khi thực hiện cuộc gọi.

Mục lục bài viết

1. 5 Bước Xây Dựng Kịch Bản Gọi Điện Hẹn Gặp Khách Hàng

5 Bước Xây Dựng Kịch Bản Gọi Điện Hẹn Gặp Khách Hàng

Bước 1: Nghiên cứu khách hàng

Nghiên cứu chân dung khách hàng là bước đầu tiên trong quy trình xây dựng kịch bản hẹn gặp khách hàng. Các thông tin cần tìm hiểu bao gồm:

Nhu cầu khách hàng: Tìm hiểu nhu cầu, sở thích hoặc vấn đề mà khách hàng đang quan tâm.
Hành vi khách hàng: Xác định cách khách hàng ra quyết định và các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định của họ

Bước 2: Xác định mục tiêu cuộc gọi

Xác định mục tiêu cuộc gọi là bước quan trọng để xác định được nội dung và hướng đi của cuộc gọi. Các công việc cần thực hiện gồm:

Xác định mục tiêu cuộc gọi: Tham dự sự kiện, mua sản phẩm, hẹn gặp tư vấn…
Xác định thông tin cần truyền đạt: Liệt kê những điểm nổi bật cần nhấn mạnh để thu hút khách hàng.

Cần phải chắc chắn rằng bạn có lý do hợp lý và đủ hấp dẫn, đủ giá trị để yêu cầu đặt lịch hẹn với khách hàng.

Bước 3: Lên kịch bản cuộc gọi

Nội dung và cấu trúc kịch bản sẽ còn tùy thuộc vào mục tiêu và đối tượng mà cuộc gọi hướng đến. Dưới đây là cấu trúc phổ biến nhất của một kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng:

Chào hỏi và giới thiệu về bản thân, công ty: Chỉ nên nói ngắn gọn, dễ hiểu, tập trung vào những điểm nổi bật.
Đặt câu hỏi mở: Khéo léo đưa ra câu hỏi để tìm hiểu thêm về nhu cầu và mối quan tâm của khách hàng.
Giải thích lý do gọi: Giới thiệu ngắn gọn về mục đích cuộc gọi.
Đưa ra lợi ích khi gặp mặt: Đề cập đến những lợi ích, giá trị mà khách hàng sẽ nhận được nếu tham dự buổi hẹn.
Xác nhận lịch hẹn: Chốt lại ngày giờ cụ thể dựa trên lịch trình của khách hàng.
Kết thúc chuyên nghiệp: Xác nhận lại thông tin cần thiết và gửi lời cảm ơn khách hàng.

Bước 4: Lên danh sách các câu hỏi thường gặp

Trong quá trình gọi điện, không thể tránh khỏi việc phải đối mặt với những câu hỏi từ phía khách hàng. Để tạo sự chủ động và đưa ra phản hồi nhanh chóng, hãy lên danh sách các câu hỏi thường gặp và chuẩn bị trước câu trả lời cho chúng.

Ngoài ra, hãy chuẩn bị sẵn hướng giải quyết cho một số tình huống phổ biến như khách hàng từ chối, không có thời gian hoặc đã từng gặp vấn đề với sản phẩm/dịch vụ. Đây là bí quyết để đảm bảo cuộc gọi diễn ra suôn sẻ, gây ấn tượng và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Bước 5: Luyện tập và điều chỉnh

Sau khi đã hoàn thiện kịch bản, hãy luyện tập kịch bản nhuần nhuyễn trước khi đưa vào thực tế. Đây là cách để đảm bảo nhân viên tư vấn nắm rõ các thông tin cần truyền tải, đồng thời giúp họ thể hiện tự nhiên và tự tin hơn.

Bên cạnh đó, trong quá trình luyện tập và gọi điện thực tế cho khách hàng, hãy ghi lại các phản hồi của khách hàng và tỷ lệ khách hàng đồng ý. Dựa vào đó, điều chỉnh lại nội dung kịch bản sao cho phù hợp, đảm bảo mang lại hiệu quả tốt nhất.

2. 5 Mẫu Kịch Bản Hẹn Gặp Khách Hàng Chi Tiết

Kịch bản hẹn gặp khách hàng Tư vấn trực tiếp

Mục tiêu của dạng kịch bản này là hẹn gặp khách hàng để tư vấn trực tiếp về sản phẩm/dịch vụ của công ty.

Dưới đây là một ví dụ về kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng tư vấn trực tiếp:

Mở đầu

“Chào Anh/Chị [Tên khách hàng]. Em là [Tên nhân viên], nhân viên chăm sóc khách hàng của công ty [Tên công ty]. Em thấy Anh/Chị đang quan tâm đến [Sản phẩm/Dịch vụ] của công ty chúng em nên em liên hệ để tư vấn kĩ hơn cho mình ạ.”

Trình bày lợi ích

“Từ những thông tin mà em đã tìm hiểu thì Anh/Chị đang có nhu cầu [Nhu cầu của khách hàng] đúng không ạ? Với trường hợp của Anh/Chị, em xin phép được giới thiệu [Sản phẩm/Dịch vụ]. Sản phẩm/dịch vụ này sẽ giúp Anh/Chị [Nêu rõ lợi ích cụ thể].”

Khơi gợi tò mò

“Anh/Chị có muốn tìm hiểu thêm về những tính năng nổi bật của sản phẩm/dịch vụ này không ạ? Bên em có rất nhiều khách hàng cũng gặp phải vấn đề giống Anh/Chị. Nhưng sau khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ này thì vấn đề đã được giải quyết gần như hoàn toàn.”

Đề xuất cuộc hẹn

“Để nắm rõ hơn về vấn đề mà Anh/Chị đang gặp phải cũng như đưa ra tư vấn chi tiết hơn, em xin phép được mời Anh/Chị đến công ty chúng em để trao đổi trực tiếp. Không biết là thời gian nào thì tiện cho Anh/Chị ạ?”

Xác nhận và kết thúc cuộc gọi

“Dạ vâng, em xin phép xác nhận lịch hẹn của mình vào lúc [Thời gian], tại [Địa điểm]. Sau cuộc gọi này, em sẽ gửi email xác nhận lại thông cho Anh/Chị ạ. Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian cho cuộc trò chuyện này. Hẹn gặp lại Anh/Chị vào [Thời gian] tới!”

Kịch bản gọi điện hẹn khách hàng Tham quan cơ sở vật chất

Việc liên hệ hẹn khách hàng đến trực tiếp để tham quan cơ sở vật chất là cách để tạo ấn tượng và xây dựng niềm tin cho khách hàng. Qua đó tăng khả năng chuyển đổi.

Dưới đây là một mẫu kịch bản hẹn khách hàng đến tham quan trực tiếp:

Mở đầu

“Chào Anh/Chị [Tên khách hàng]. Em là [Tên nhân viên], gọi đến từ công ty [Tên công ty]. Em thấy Anh/Chị đã quan tâm đến [Sản phẩm/Dịch vụ] của công ty chúng em. Không biết là Anh/Chị có cần em hỗ trợ tư vấn về [Sản phẩm/Dịch vụ] không ạ?”

Giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ

“[Sản phẩm/Dịch vụ] của bên em được thiết kế dành cho [Đối tượng khách hàng]. Với [Sản phẩm/Dịch vụ] này, Anh/Chị sẽ [Nêu lợi ích của sản phẩm/dịch vụ].”

Liên kết lợi ích

“Em biết rằng Anh/Chị đang tìm kiếm [Nhu cầu của khách hàng]. Hiện tại, bên em đang có một cơ sở sản xuất/văn phòng hiện đại và chuyên nghiệp ở khá gần địa chỉ của Anh/Chị. Nếu Anh/Chị muốn tìm hiểu kỹ hơn về sản phẩm/dịch vụ trước khi đưa ra quyết định, có thể ghé qua tham quan cơ sở sản xuất/văn phòng của chúng em.”

“Khi đến tham quan, Anh/Chị sẽ được trải nghiệm trực tiếp quy trình sản xuất sản phẩm/dịch vụ của chúng em. Đồng thời, tìm hiểu kỹ hơn về những lợi ích và giá trị mà bên em có thể mang lại cho Anh/Chị.”

Đề xuất lịch hẹn

“Không biết là Anh/Chị có thể sắp xếp thời gian đến tham quan vào [Thời gian gợi ý] không ạ? Bên em sẽ chuẩn bị mọi thứ để tiếp đón Anh/Chị chu đáo nhất.”

“Nếu khung thời gian em đề xuất chưa phù hợp, Anh/Chị có thể cho em biết thời điểm nào thuận tiện nhất để em sắp xếp lịch hẹn phù hợp với mình được không ạ?”

Xác nhận lịch hẹn

“Dạ, cảm ơn Anh/Chị rất nhiều! Em xin phép xác nhận lại lịch hẹn của mình là vào [Thời gian], tại [Địa điểm]. Em sẽ gửi lại thông tin về [Sản phẩm/Dịch vụ] cũng như thời gian hẹn gặp đến Anh/Chị qua email để mình tiện theo dõi.”

Cảm ơn và kết thúc cuộc gọi

“Cảm ơn Anh/Chị vì đã dành thời gian cho cuộc gọi. [Tên công ty] rất mong được đón tiếp Anh/Chị và sẽ cố gắng mang lại trải nghiệm tốt nhất. Hẹn gặp lại Anh/Chị vào ngày [Thời gian] tới và chúc Anh/Chị có một ngày làm việc hiệu quả!”

Kịch bản gọi điện mời khách hàng Tham dự hội nghị

Mục đích của việc tổ chức hội nghị hoặc sự kiện là để cung cấp thêm kiến thức, giới thiệu sản phẩm mới và tạo cơ hội kết nối kinh doanh. Đây cũng là cơ hội để xây dựng hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng và các đối tác.

Dưới đây là một mẫu kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng, trường hợp mời họ tham dự hội nghị mà bạn có thể tham khảo:

Mở đầu

“Xin chào Anh/Chị [Tên khách hàng]. Em là [Tên nhân viên], nhân viên chăm sóc khách hàng của công ty [Tên công ty]. Không biết là Anh/Chị có thể cho em xin ít phút để trao đổi được không ạ?”

Giới thiệu về hội nghị

“Em gọi đến hôm nay để trân trọng mời Anh/Chị tham dự hội nghị [Tên hội nghị] do công ty chúng em tổ chức tại [Địa điểm]. Hội nghị sẽ diễn ra vào ngày [Ngày], từ [Giờ bắt đầu đến giờ kết thúc].”

Nêu lợi ích của việc tham dự

“Các khách mời đến tham dự chương trình đều là những khách hàng, đối tác thân thiết đã đồng hành cùng công ty chúng em trong suốt thời gian qua. Khi đến hội nghị này, Anh/Chị sẽ có cơ hội [Lợi ích cụ thể]. Chúng em cũng sẽ có các phiên thảo luận chuyên sâu và các hoạt động trao đổi để Anh/Chị có thể khám phá thêm nhiều giải pháp hữu ích cho công việc của mình. Đồng thời, mở rộng mạng lưới quan hệ và tìm thêm cơ hội hợp tác.”

Thu hút bằng điểm nhấn đặc biệt

“Hội nghị này sẽ có sự tham gia của các diễn giả nổi tiếng như [Tên diễn giả hoặc chức danh nổi bật] cũng như các phần quà đặc biệt dành cho các khách hàng đến tham dự.”

Xác nhận tham dự

“Không biết là Anh/Chị có thể tham dự cùng công ty vào [Ngày, giờ tổ chức] được không ạ?”

Nếu Anh/Chị chưa chắc chắn về thời gian, em có thể gửi lại toàn bộ thông tin qua email để Anh/Chị cân nhắc thêm. Bên em cũng sẽ chủ động giữ chỗ cho Anh/Chị cho đến khi Anh/Chị xác nhận.”

Cảm ơn và kết thúc cuộc gọi

“Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã dành thời gian. Công ty rất mong được đón tiếp Anh/Chị tại hội nghị vào [Thời gian] tới. Chúc Anh/Chị có một ngày làm việc hiệu quả.”

Kịch bản gọi điện mời khách hàng Dự lễ khai trương

Để thu hút sự chú ý và khơi gợi sự tò mò, khiến khách hàng muốn tham dự lễ khai trương, bạn cần phải nhấn mạnh được lợi ích và trải nghiệm mà khách hàng có thể có được tại sự kiện. Dưới đây là một mẫu kịch bản gọi điện mời khách hàng tham dự lễ khai trương:

Chào hỏi và thông báo về lễ khai trương

“Xin chào Anh/Chị [Tên khách hàng]. Em là [Tên nhân viên], gọi từ công ty [Tên công ty]. Sắp tới, công ty em sẽ tổ chức lễ khai trương chi nhánh/cửa hàng mới tại [Địa chỉ]. Đây là một sự kiện cực kỳ quan trọng và [Tên công ty] rất mong rằng Anh/Chị – một trong những khách hàng thân thiết của [Tên công ty] có thể tham dự để cùng chia sẻ niềm vui với [Tên công ty].”

Giới thiệu về điểm nổi bật

“Trong buổi lễ khai trương, Anh/Chị sẽ có có hội tham quan không gian mới của [Tên công ty] và tìm hiểu thêm về [Sản phẩm/Dịch vụ đặc trưng]. Nhân ngày khai trương, [Tên công ty] sẽ có chương trình ưu đãi đặc biệt cùng nhiều phần quà hấp dẫn cho các khách mời tham dự.”

Tạo thêm động lực tham dự

“Sự kiện khai trương còn có các hoạt động giao lưu và bốc thăm trúng thưởng với các phần quà có giá trị lên đến [Số tiền]. Đây là một cơ hội tuyệt vời để Anh/Chị vừa trải nghiệm không gian mới, vừa rinh về những phần quà thú vị và giá trị từ [Tên công ty].”

Xác nhận tham dự

“Không biết là Anh/Chị có thể sắp xếp thời gian để tham dự lễ khai trương cùng [Tên công ty] được không ạ? Sự hiện diện của Anh/Chị sẽ là niềm vui và vinh dự lớn cho chúng em.”

Xác nhận lại thông tin

“Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều! Em sẽ gửi lại thông tin chi tiết về buổi lễ, bao gồm địa chỉ, thời gian và những lưu ý qua email hoặc Zalo để Anh/Chị tiện theo dõi.”

Cảm ơn và kết thúc cuộc gọi

“Một lần nữa, em cảm ơn Anh/Chị nhiều vì đã dành thời gian cho cuộc gọi. Chúng em rất mong được đón tiếp Anh/Chị tại lễ khai trương để cùng chào đón khởi đầu mới của [Tên công ty]. Hẹn gặp lại Anh/Chị vào ngày [Thời gian] và chúc Anh/Chị có một ngày tốt lành!”

Kịch bản gọi điện Nhắc lịch hẹn

Gọi điện nhắc hẹn là cách để đảm bảo khách hàng không bỏ lỡ cuộc hẹn đã được lên kế hoạch trước đó. Dưới đây là một mẫu kịch bản nhắc hẹn khách hàng tiêu chuẩn:

“Chào Anh/Chị [Tên khách hàng]. Em là [Tên nhân viên], nhân viên chăm sóc khách hàng của công ty [Tên công ty]. Em gọi điện để nhắc lại lịch hẹn của bên em với Anh/Chị vào lúc [Thời gian, địa điểm] để [Mục đích cuộc hẹn].”

“Em muốn xác nhận lại xem Anh/Chị có thể đến vào thời gian này không ạ? Nếu cần, em có thể hỗ trợ điều chỉnh lại lịch hẹn để phù hợp với lịch trình của Anh/Chị.”

“Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xác nhận. Nếu có bất kỳ vấn đề hay thay đổi gì, Anh/Chị có thể liên lạc lại với em, em sẽ hỗ trợ mình ạ. Chúc Anh/Chị có một ngày làm việc hiệu quả và hẹn gặp lại Anh/Chị vào [Thời gian hẹn] tới!”

3. Top Các Kỹ Năng Hẹn Gặp Khách Hàng Qua Điện Thoại

Các Kỹ Năng Hẹn Gặp Khách Hàng Qua Điện Thoại

Kỹ năng giao tiếp

Giọng điệu và âm sắc thể hiện sự tự tin, gần gũi để khách hàng cảm thấy dễ chịu và muốn lắng nghe.
Chủ động lắng nghe phản hồi, câu hỏi hoặc ý kiến từ khách hàng để nắm được nhu cầu và điều chỉnh cách tiếp cận.
Chọn lọc từ ngữ, trình bày thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu, tránh sử dụng thuật ngữ quá phức tạp hoặc câu từ rườm rà.
Đặt câu hỏi mở để hiểu rõ hơn nhu cầu hoặc mối quan tâm của khách hàng.

Kỹ năng thuyết phục

Nắm rõ các thông tin về sản phẩm/dịch vụ mình đang bán để giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
Biết cách liên kết điểm chung giữa sản phẩm/dịch vụ và nhu cầu của khách hàng.
Đề cập những giải pháp, ưu đãi mà khách hàng có thể nhận được nếu tham gia cuộc hẹn.

Kỹ năng xây dựng mối quan hệ

Biết cách tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu cuộc gọi bằng giọng nói ấm áp và thái độ tích cực.
Cá nhân hóa cuộc trò chuyện thay vì chỉ tuân thủ theo 1 kịch bản chung (Ví dụ: gọi tên khách hàng, nhắc lại thông tin bạn biết về họ…)
Thể hiện sự quan tâm đến nhu cầu và vấn đề của khách hàng.

Kỹ năng xử lý tình huống

Chuẩn bị sẵn cách phản hồi để đối phó với tình huống khách hàng từ chối hoặc hỏi khó.
Khả năng ứng biến tốt, có thể đề xuất được những giải pháp phù hợp với tình huống cụ thể của từng khách hàng.
Luôn giữ thái độ bình tĩnh, kiên nhẫn kể cả khi khách hàng từ chối.
Không để cảm xúc cá nhân làm ảnh hưởng đến công việc.

4. Lưu Ý Khi Hẹn Gặp Khách Hàng Qua Điện Thoại

Lưu Ý Khi Hẹn Gặp Khách Hàng Qua Điện Thoại

Lựa chọn thời điểm liên hệ phù hợp

Một trong những cách gọi điện thoại hẹn gặp khách hàng hiệu quả nhất đó chính là gọi đúng lúc, đúng thời điểm. Việc gọi điện khi khách hàng đang bận rộn có thể khiến họ cảm thấy khó chịu và thậm chí là cúp máy ngay lập tức.

Nên tránh gọi quá sớm, quá muộn hoặc gọi vào giờ ăn trưa. Khung giờ lý tưởng để liên hệ khách hàng rơi vào khoảng từ 9:00 – 11:00 giờ sáng hoặc từ 2:00 – 4:00 giờ chiều. Ngoài ra, khi liên hệ với khách hàng, hãy chủ động hỏi xem họ có thời gian trò chuyện không để thể hiện sự tôn trọng.

Kiểm soát giọng nói và thái độ chuyên nghiệp

Tránh tỏ ra quá nhiệt tình hoặc quá cứng nhắc. Thay vào đó, giữ cho giọng điệu nhẹ nhàng, lịch sự, thân thiện nhưng vẫn giữ được sự chuyên nghiệp để khách hàng cảm thấy thoải mái, dễ dàng tiếp nhận thông tin.

Chú ý điều chỉnh tốc độ nói phù hợp, không nên nói quá nhanh hoặc quá chậm. Cần đảm bảo khách hàng có thể nghe rõ và nghe hiểu nội dung mà bạn cần truyền đạt.

Xây dựng câu chuyện hấp dẫn

Bạn chỉ có dưới 10s đầu tiên để gây ấn tượng và thuyết phục khách hàng tiếp tục nghe điện thoại. Để làm được điều này, hãy đảm bảo phần mở đầu của mình thật ấn tượng và hấp dẫn, đủ để có thể thu hút sự chú ý của khách hàng.

Bạn có thể tạo sự tò mò bằng cách đưa ra một câu hỏi hoặc thông tin hấp dẫn để thu hút khách hàng. Sau đó, kết nối nhu cầu của khách hàng với lợi ích của sản phẩm/dịch vụ. Bằng cách này, bạn có thể thuyết phục họ đồng ý hẹn lịch để được tư vấn kỹ hơn.

Tránh ép buộc khách hàng

Nếu khách hàng chưa sẵn sàng hoặc có vẻ do dự, không nên thúc ép họ đưa ra quyết định ngay. Thay vào đó, hãy khéo léo đề xuất một thời điểm khác hoặc gửi thông tin qua email để khách hàng tự xem xét thêm.

Ngoài ra, nếu khách hàng có ý muốn từ chối, hãy tạo cơ hội để họ có thể từ chối một cách thoải mái. Đây là cách giúp bạn không làm mất cảm tình của khách hàng mà vẫn có thể duy trì liên hệ với họ trong tương lai.

Theo dõi sau cuộc gọi

Ngay sau khi kết thúc cuộc gọi, hãy gửi email xác nhận lịch hẹn kèm theo các thông tin cần thiết để họ có thể dễ dàng kiểm tra lại. Nếu khách hàng chưa muốn gặp mặt, bạn có thể gửi thêm thông tin hữu ích qua email để duy trì mối quan hệ, tạo cơ hội cho lần liên hệ tiếp theo.

Trên đây là gợi ý của Alehub về cách xây dựng kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng kèm theo mẫu chi tiết. Hy vọng với bài viết vừa rồi, bạn đọc đã nắm rõ được quy trình viết kịch bản cũng như các kỹ năng, các tips cần nắm để triển khai kịch bản một cách hiệu quả nhất.

Đánh giá bài đăng này?

Bấm vào một ngôi sao để đánh giá nó!