Cách Xây Dựng Kịch Bản Tư Vấn Tuyển Sinh Kèm Mẫu

Alehub Solution 13 Tháng mười một, 2024

Một kịch bản tư vấn tuyển sinh ấn tượng, thu hút sự chú ý của học viên và phụ huynh cần có yếu tố gì và được xây dựng như thế nào? Trong bài viết này, Alehub sẽ chia sẻ cách xây dựng kịch bản tư vấn tuyển sinh kèm theo mẫu kịch bản chi tiết cho từng trường hợp.

Mục lục bài viết

1. Kịch Bản Tư Vấn Tuyển Sinh Cần Những Nội Dung Gì?

Kịch Bản Tư Vấn Tuyển Sinh Cần Những Nội Dung Gì?

Kịch bản tư vấn tuyển sinh là một công cụ thu hút học sinh và phụ huynh, tăng tỷ lệ đăng ký và xây dựng hình ảnh tốt đẹp cho trường và trung tâm. Dưới đây là những nội dung không thể thiếu trong một kịch bản tư vấn hiệu quả:

Giới thiệu Trường và Chương trình đào tạo

Thông tin tổng quan về trường: lịch sử, cơ sở vật chất, thành tích nổi bật, đội ngũ giảng viên.
Các chương trình đào tạo chính, ngành nghề, cấp bậc đào tạo.
Những điểm đặc trưng của chương trình: chất lượng đào tạo, phương pháp giảng dạy, định hướng phát triển…

Nêu bật quyền lợi của Học sinh/Học viên

Cơ hội việc làm sau khi tốt nghiệp.
Hỗ trợ học phí, học bổng, các chương trình hỗ trợ tài chính.
Cơ hội tham gia các hoạt động ngoại khóa, câu lạc bộ, chương trình trao đổi quốc tế.

Yêu cầu và điều kiện tuyển sinh

Điều kiện tuyển sinh: điểm xét tuyển, trình độ đầu vào, hồ sơ, chứng chỉ yêu cầu.
Thời gian tuyển sinh, hạn nộp hồ sơ, cách thức đăng ký.
Lưu ý về các kỳ thi và hình thức tuyển sinh: xét tuyển học bạ, thi tuyển, phỏng vấn…

Quy trình tuyển sinh

Các bước đăng ký, từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ đến hoàn tất thủ tục.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về tuyển sinh.
Cách thức nhận được hỗ trợ: hotline, email, các buổi tư vấn trực tuyến…

Cơ hội phát triển

Thông tin về cơ hội nghề nghiệp và mạng lưới cựu sinh viên, cựu học viên.
Tỷ lệ sinh viên/học viên thành công sau tốt nghiệp.
Các hỗ trợ việc làm từ phía trường học

Giải đáp thắc mắc

Giải đáp các câu hỏi thường gặp từ phía học sinh/học viên và phụ huynh.
Tạo cảm giác an tâm và tin tưởng bằng các minh chứng cụ thể: cựu sinh viên thành công, các đối tác doanh nghiệp lớn…

Kêu gọi hành động

Khuyến khích học sinh/học viên nộp hồ sơ sớm để nhận được hỗ trợ hoặc ưu đãi.
Gợi ý tham gia các buổi tư vấn tiếp theo hoặc kết nối qua các kênh khác nếu còn thắc mắc.

2. Các Bước Xây Dựng Kịch Bản Tư Vấn Tuyển Sinh

Các Bước Xây Dựng Kịch Bản Tư Vấn Tuyển Sinh

Bước 1: Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Bước đầu tiên trong quy trình xây dựng kịch bản tư vấn tuyển sinh đó là xác định đối tượng khách hàng cần hướng đến. Các đầu việc cần thực hiện bao gồm:

Phân loại đối tượng: Học sinh trung học phổ thông, sinh viên, người đi làm cần nâng cao trình độ, phụ huynh học sinh…
Nghiên cứu nhu cầu và mối quan tâm của từng nhóm đối tượng. Ví dụ:

Đối với học sinh, sinh viên: Thường quan tâm đến môi trường học, ngành học cơ hội nghề nghiệp, học phí…

Đối với phụ huynh: Thường quan tâm đến chất lượng đào tạo, chi phí, cam kết đầu ra…

Đối với người đã đi làm: Thường quan tâm đến lịch học, chất lượng đào tạo, cơ hội nghề nghiệp, kết quả đạt được…

Bước 2: Xác định mục đích tư vấn

Sau khi xác định đối tượng khách hàng mục tiêu, cần tiến hành xác định mục đích mà bạn muốn đạt được sau khi tư vấn cho khách hàng. Đây là một bước cực kỳ quan trọng, bởi nó có liên quan đến nội dung và hướng đi của cả kịch bản. Thường sẽ có 2 loại mục tiêu:

Mục tiêu chung: Thu hút học sinh, tăng tỷ lệ đăng ký…
Mục tiêu cụ thể: Giới thiệu chương trình học mới, giải đáp thắc mắc về học phí, trình bày về môi trường học tập.

Bước 3: Lên dàn ý kịch bản

Viết dàn ý chính là việc xây dựng cho kịch bản một “khung sườn” rõ ràng, đảm bảo nội dung được xây dựng theo đúng hướng cần triển khai.

Dàn ý kịch bản tư vấn tuyển sinh hoàn chỉnh sẽ bao gồm 3 phần chính:

Phần giới thiệu: Cung cấp thông tin tổng quan, ấn tượng về trường hoặc trung tâm đào tạo.
Nội dung chính: Liệt kê các thông tin sau:
- Các ngành và chương trình đào tạo nổi bật
- Yêu cầu và điều kiện tuyển sinh, quy trình nộp hồ sơ
- Quyền lợi và hỗ trợ cho học sinh, học viên (học bổng, thực tập, cơ hội việc làm)
- Giải đáp thắc mắc của học sinh, học viên hoặc phụ huynh.

Phần kết thúc: Kêu gọi đăng ký hoặc tham gia và các buổi tư vấn tiếp theo.

Bước 4: Hoàn thiện nội dung

Khi hoàn thiện nội dung cho kịch bản,, nên chú ý sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp nhưng gần gũi, dễ hiểu, phù hợp với từng đối tượng tư vấn. Tích cực sử dụng các câu hỏi mở để khuyến khích đối thoại hai chiều và lựa chọn những câu nói ấn tượng để làm nổi bật điểm mạnh của trường, trung tâm.

Bên cạnh đó, chuẩn bị thêm các tài liệu hỗ trợ như brochure, catalogue, bảng giá, video, slide… để học viên hoặc phụ huynh có thể nghiên cứu thêm ở nhà.

Bước 5: Chuẩn bị các câu hỏi thường gặp

Lên danh sách các câu hỏi phổ biến mà học viên hoặc phụ huynh có thể đưa ra, ví dụ như về học phí, chất lượng giáo viên, cơ sở vật chất… Đồng thời, chuẩn bị sẵn các câu trả lời cho các câu hỏi đó, đảm bảo mọi thông tin đều nhất quán với nhau.

Bước 6: Luyện tập kịch bản

Thực hiện các buổi tư vấn thử nghiệm để kiểm tra tính hiệu quả của kịch bản và đưa ra hướng điều chỉnh sơ bộ. Đây cũng là dịp để nhân viên tư vấn làm quen với kịch bản, đảm bảo nắm được toàn bộ nội dung để có thể tự tin tiếp cận khách hàng.

Bước 7: Thực hành và điều chỉnh

Khi đưa kịch bản vào thực tế, hãy quan sát và ghi chép lại phản hồi từ phía khách hàng. Dựa vào đó, đưa ra hướng điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo thu hút được sự chú ý của khách hàng.

3. Top 3 Kịch Bản Tư Vấn Tuyển Sinh Ấn Tượng

Kịch Bản Tư Vấn Tuyển Sinh Trung Tâm Ngoại Ngữ

Dưới đây là kịch bản mẫu cho buổi tư vấn tuyển sinh của trung tâm ngoại ngữ. Kịch bản được thiết kế nhằm giới thiệu về các khóa học, giải đáp thắc mắc và học viên đăng ký.

Tư vấn viên: “Chào bạn, mình là [Tên tư vấn viên], tư vấn viên của trung tâm Anh ngữ [Tên trung tâm]. Mình có thể hỗ trợ gì cho bạn?”

Khách hàng: “Mình đang muốn tìm hiểu thêm về khóa học IELTS.”

Tư vấn viên: “Dạ vâng, bên mình hiện tại đang có một số khóa học IELTS được chia theo trình độ và mục đích của học viên. Không biết là bạn đã từng học IELTS trước đây chưa? Trình độ hiện tại của mình là khoảng band mấy và bạn đặt mục tiêu đạt được band điểm bao nhiêu?”

Khách hàng: “Mình chưa học IELTS trước đó, trình độ tiếng Anh của mình chắc là ở mức B1 và mình đang đặt mục tiêu đạt được band điểm 7.0 để đi du học.”

Tư vấn viên: “Với nhu cầu của bạn thì mình gợi ý bạn khóa học IELTS Advanced, được thiết kế cho các học viên có mục tiêu từ 7.0 trở lên. Khóa học được thiết kế theo cấu trúc chuẩn quốc tế, trang bị cho học viên các kỹ năng chuyên sâu cũng như các chiến thuật làm bài hiệu quả.”

Tư vấn viên: “Khóa học này sẽ giúp bạn làm quen với các đề thi có chủ đề khó và dạng bài phức tạp, rèn luyện khả năng tư duy logic và tư duy phản biện. Qua đó, nâng cao kỹ năng đọc hiểu và kỹ năng viết bài mạch lạc, rõ ràng với luận điểm chặt chẽ.”

Tư vấn viên: “Khóa học sử dụng phương pháp giảng dạy hiện đại, kết hợp lý thuyết với thực hành, giúp bạn làm quen với dạng bài và nắm chắc kiến thức một cách nhanh chóng. Đội ngũ giáo viên đều là người đã có nhiều năm kinh nghiệm dạy IELTS, đặc biệt với kỹ năng Speaking, bạn sẽ được học với 100% giáo viên người bản địa nhằm luyện phản xạ và điều chỉnh phát âm.”

Khách hàng: “Lớp học khoảng bao nhiêu người và khóa học kéo dài trong bao lâu?”

Tư vấn viên: “Lớp học có sĩ số nhỏ để đảm bảo giáo viên có thể quan tâm đến từng học viên. Khóa học có tổng cộng 48 buổi học, mỗi tuần học 3 buổi và sẽ kéo dài trong khoảng 4 tháng. Không biết là bạn dự kiến bao giờ thi IELTS.”

Khách hàng: “Khoảng 6 tháng nữa.”

Tư vấn viên: “Nếu vậy thì bạn lựa chọn khóa học này là hoàn toàn hợp lý đó ạ. Hiện tại, bên mình đang có chương trình ưu đãi giảm X% cho học viên mới, tặng kèm 1 lần thi thử kiểm tra trình độ và 1 buổi học trải nghiệm hoàn toàn miễn phí. Bạn có muốn mình hỗ trợ đăng ký luôn không?”

Khách hàng: “Để mình cân nhắc thêm đã nhé, cảm ơn bạn.”

Tư vấn viên: “Dạ vâng, vậy bạn cho mình xin số điện thoại và email để bên mình gửi thêm tài liệu về khóa học để bạn tham khảo thêm nhé ạ. Ngoài ra, chương trình ưu đãi bên mình chỉ áp dụng đến hết ngày [Thời gian] thôi ạ, vậy nên bạn nhớ căn thời gian đăng ký bởi nếu hụt mất ưu đãi thì sẽ rất đáng tiếc đó ạ!”

Kịch Bản Telesale Tư Vấn Tuyển Sinh Trường Mầm Non

Đối với đối tượng cần tư vấn là các bậc phụ huynh, bạn cần đảm bảo tạo được cảm giác thân thiện, đáng tin cậy và thấu hiểu sâu sắc nhu cầu của họ. Đồng thời, truyền đạt thông tin thật khéo léo để họ có thể hình dung được môi trường và giá trị mà trường học có thể mang lại cho con em của họ.

Dưới đây là một mẫu kịch bản telesale tuyển sinh cho trường mầm non:

Tư vấn viên: “Xin chào Anh/Chị! Em là [Tên tư vấn viên], gọi đến từ trường mầm non [Tên trường]. Em liên hệ với mình để tư vấn về chương trình học dành cho bé nhà mình. Anh/Chị có thể cho em xin ít phút trao đổi được không ạ?”

Khách hàng: “Được, tôi đang nghe đây”

Tư vấn viên: “Dạ vâng, trường mầm non [Tên trường] được thành lập từ năm [Năm thành lập], với đội ngũ giáo viên tận tâm và phương pháp giáo dục tiên tiến. Năm vừa rồi, [Tên trường] được công nhận đạt chuẩn quốc gia. Chúng em tự hào mang đến cho các bé môi trường học tập an toàn, thân thiện và đầy sáng tạo.”

Tư vấn viên: “Em xin phép hỏi một chút là bé nhà mình năm nay bao nhiêu tuổi rồi ạ? Và không biết là Anh/Chị quan tâm nhiều nhất đến điều gì khi chọn trường cho bé ạ?”

Khách hàng: “Bé nhà tôi năm nay 4 tuổi. Tôi đang muốn lựa chọn trường mầm non đảm bảo an toàn và có chất lượng giáo dục tốt.”

Tư vấn viên: “Dạ vâng, em cũng thấy có rất nhiều phụ huynh quan tâm đến chất lượng giáo dục và môi trường an toàn cho bé giống Anh/Chị ạ. Em hiểu điều này bởi vì con trẻ có môi trường vui chơi và phát triển an toàn thì phụ huynh mới yên tâm gửi gắm con em cho chúng em được.”

Tư vấn viên: “Hiểu được nỗi lo của các bậc phụ huynh, [Tên trường] luôn chú trọng nâng cao chất lượng giảng dạy và có các biện pháp bảo đảm an toàn cho bé.”

Tư vấn viên: “Cụ thể, chương trình học của trường chúng em là sự kết hợp giữa phương pháp giáo dục tiên tiến và các hoạt động ngoại khóa phát triển kỹ năng mềm. Điều này giúp các bé có cơ hội phát triển toàn diện cả về thể chất lẫn trí tuệ. Trường cũng có các hoạt động ngoại khóa phong phú về âm nhạc, hội họa, thể dục, giúp bé phát huy được tài năng và sự sáng tạo.”

Tư vấn viên: “Ngoài ra, đội ngũ giáo viên của [Tên trường] đều là những người giàu kinh nghiệm, có chứng chỉ chuyên môn trong giáo dục mầm non. Đặc biệt là họ rất yêu trẻ, luôn sẵn sàng lắng nghe và chăm sóc cho từng bé.”

Tư vấn viên: “Hơn hết, môi trường học tập tại [Tên trường] có sự an toàn tuyệt đối, cơ sở vật chất hiện đại với các lớp học nhỏ, đảm bảo bé nhận được sự quan tâm tối đa trong suốt quá trình học tập, vui chơi.”

Tư vấn viên: “Hiện tại, trường đang có ưu đãi giảm học phí cho những phụ huynh đăng ký sớm. Sau khi đăng ký, Anh/Chị sẽ nhận được bộ tài liệu giới thiệu chi tiết về lịch học, phương pháp giảng dạy cũng như cách chăm sóc dinh dưỡng cho bé tại trường. Anh/Chị thấy sao ạ?”

Khách hàng: “Các lớp học có camera hay phần mềm gì có thể theo dõi bé từ xa không?”

Tư vấn viên: “Anh/Chị yên tâm, mỗi phòng học đều được trang bị camera được kết nối trực tiếp đến máy của phụ huynh, đảm bảo phụ huynh có thể kiểm tra tình trạng của con em mình bất cứ lúc nào. Ngoài ra, trường còn có các buổi họp phụ huynh định kỳ để cập nhật tình hình học tập và sức khỏe của bé, giúp Anh/Chị yên tâm hơn về sự phát triển của con.”

Khách hàng: “Tôi muốn thử tham quan trường một lần trước khi đưa ra quyết định.”

Tư vấn viên: “Dạ được ạ. Anh/Chị có thể cho em biết thời gian nào thuận tiện để mình sắp xếp tham quan không ạ? Trường mở cửa từ thứ 2 đến thứ 6, có thể đến buổi sáng hoặc chiều đều được ạ.”

Khách hàng: “Vậy xếp cho tôi lịch hẹn vào chiều mai nhé.”

Tư vấn viên: “Dạ vâng, em xác nhận lịch tham quan trường của mình vào chiều mai ạ. Em sẽ gửi thêm thông tin chi tiết và nhắc lịch hẹn qua số điện thoại và email của Anh/Chị để mình tiện theo dõi nhé ạ.”

Kịch Bản Tư Vấn Tuyển Sinh Đại Học

Với trường hợp tư vấn tuyển sinh cho các trường đại học, cần chú ý giới thiệu kỹ về chương trình đào tạo, hướng dẫn quy trình tuyển sinh, điều kiện đầu vào và trả lời các câu hỏi của thí sinh và phụ huynh.

Dưới đây là một mẫu kịch bản tư vấn tuyển sinh đại học tiêu chuẩn, có thể áp dụng cho các buổi tư vấn trực tiếp, tư vấn qua điện thoại hoặc tư vấn online:

Tư vấn viên: “Xin chào, tôi là [Tên tư vấn viên], tư vấn viên của phòng Tuyển sinh Trường Đại học [Tên trường]. Bạn cần hỗ trợ giải đáp vấn đề gì?”

Khách hàng: “Em muốn tìm hiểu thêm về chương trình đào tạo trước khi cân nhắc nộp hồ sơ.”

Tư vấn viên: “Cảm ơn bạn đã quan tâm đến các chương trình đào tạo của trường. Bạn đã có dự định học ngành nào chưa? Hoặc bạn có cần tôi hỗ trợ lựa chọn ngành học không?”

Khách hàng: “Em đang quan tâm đến ngành [Ngành học] của trường mình.”

Tư vấn viên: “Bạn quan tâm đến ngành [Ngành học]? Đây là một trong số các ngành mũi nhọn tại [Tên trường]. Nói qua một chút về trường chúng tôi thì [Tên trường] là một trong những trường đại học hàng đầu tại Việt Nam với [Số năm] kinh nghiệm trong ngành giáo dục. Trường có đến [Số lượng] ngành đào tạo, đáp ứng nhu cầu của nhiều lĩnh vực như [Liệt kê lĩnh vực].”

Tư vấn viên: “Ngành [Ngành học] là một ngành mũi nhọn của [Tên trường], được thiết kế với chương trình đào tạo tiên tiến, liên tục cập nhật để theo kịp xu hướng và yêu cầu của thị trường lao động. Sinh viên sẽ có cơ hội tham gia chương trình thực tập, thực tế tại các doanh nghiệp đối tác để nâng cao kinh nghiệm và kỹ năng thực tế.”

Khách hàng: “Ngành này ra trường có thể làm những công việc gì?”

Tư vấn viên: “Sau khi tốt nghiệp ngành [Ngành học], sinh viên có thể làm việc trong các vị trí như [Vị trí công việc cụ thể] tại các doanh nghiệp [Loại hình doanh nghiệp hoặc lĩnh vực. Ngoài ra, trường còn có trung tâm hỗ trợ việc làm, sẵn sàng đồng hành với sinh viên từ khi còn đang học cho đến khi ra trường, đảm bảo sinh viên tìm kiếm được cơ hội nghề nghiệp phù hợp.”

Khách hàng: “Cơ sở vật chất trường mình như thế nào? Có tổ chức nhiều hoạt động ngoại khóa cho sinh viên không?”

Tư vấn viên: “Trường sở hữu hệ thống cơ sở vật chất hiện đại, bao gồm phòng thí nghiệm, thư viện, khu thể thao và khu ký túc xá tiện nghi. Sinh viên cũng có nhiều cơ hội tham gia vào các câu lạc bộ, hội nhóm và các sự kiện ngoại khóa hàng năm, giúp phát triển kỹ năng mềm và mở rộng mạng lưới quan hệ.”

Khách hàng: “Trường áp dụng các phương thức xét tuyển nào?”

Tư vấn viên: “Năm nay, trường áp dụng các phương thức xét tuyển gồm [Phương thức xét tuyển]. Học phí của trường dao động từ [Mức học phí cụ thể] cho 1 năm. Đối với các sinh viên có hoàn cảnh khó khăn hoặc thành tích học tập xuất sắc, chúng tôi sẽ cung cấp các chương trình học bổng hỗ trợ.”

Tư vấn viên: “Nếu bạn quan tâm, có thể đăng ký trực tiếp tại website của trường hoặc đến trực tiếp văn phòng tuyển sinh để được hướng dẫn chi tiết. Cảm ơn bạn và gia đình đã dành thời gian tìm hiểu về trường đại học [Tên trường]. Chúng tôi rất mong được chào đón bạn vào ngôi nhà chung của [Tên trường]. Chúc bạn thành công trong kỳ tuyển sinh sắp tới!”

4. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Tiến Hành Tư Vấn Tuyển Sinh Và Cách Khắc Phục

Sai Lầm Thường Gặp Khi Tiến Hành Tư Vấn Tuyển Sinh Và Cách Khắc Phục

Sai lầm thường gặp khi tiến hành Tư vấn tuyển sinh

Tư vấn tuyển sinh là một công việc đòi hỏi sự kiên nhẫn, tâm huyết và kiến thức chuyên môn. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể đảm nhiệm tốt vai trò này. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp khi tiến hành tư vấn tuyển sinh:

Không nắm rõ thông tin về các chương trình đào tạo: Không nắm rõ thông tin các ngành học, chương trình đào tạo và yêu cầu xét tuyển, dẫn đến việc trả lời thiếu chính xác hoặc không thể giải đáp thắc mắc của thí sinh.
Tư vấn một chiều, thiếu tính tương tác: Tư vấn viên chưa biết cách lắng nghe và đặt câu hỏi, chỉ tập trung giới thiệu về trường, khiến buổi tư vấn trở nên một chiều.
Thiếu sự đồng cảm và thấu hiểu: Tư vấn viên không đặt mình vào vị trí của học sinh, không hiểu được nhu cầu và mong muốn của họ để đưa ra tư vấn phù hợp.
Áp đặt quan điểm cá nhân: Tư vấn viên cố gắng ép buộc học sinh chọn ngành học, khóa học theo ý của mình, gây áp lực trong việc thúc giục họ đăng ký.
Mơ hồ về chi phí: Tư vấn viên không trả lời rõ ràng về học phí và các chi phí phát sinh, khiến học sinh và phụ huynh lo ngại về khả năng tài chính.
Không duy trì liên lạc sau buổi tư vấn: Không chủ động liên lạc lại hoặc không cung cấp thông tin liên hệ cho học sinh, học viên.

Lưu ý khi thực hiện Tư vấn tuyển sinh

Để không mắc phải các sai lầm trên và khiến buổi tư vấn trở nên vô ích, các tư vấn viên cần lưu ý:

Nghiên cứu và cập nhật thông tin mới nhất về các ngành học, khóa học thường xuyên.
Rèn luyện kỹ năng giao tiếp, chú ý lắng nghe những thắc mắc, mong muốn của học sinh, học viên và phụ huynh để đưa ra tư vấn phù hợp.
Đặt câu hỏi mở để tạo cơ hội cho học sinh, học viên chia sẻ nhu cầu, mong muốn của mình, khuyến khích đối thoại 2 chiều.
Chuẩn bị thông tin chi tiết về học phí, các khoản phí liên quan và các chính sách hỗ trợ tài chính, học bổng.
Tôn trọng quyết định của học sinh, học viên, không tạo áp lực khiến họ không thoải mái.
Chủ động liên lạc lại sau buổi tư vấn để ứng viên có thêm thời gian suy nghĩ, cũng như tạo điều kiện nếu họ cần hỗ trợ thêm.

Trên đây là gợi ý của Alehub về cách xây dựng và triển khai kịch bản tư vấn tuyển sinh hiệu quả. Hy vọng những thông tin trong bài có thể giúp các tư vấn viên nâng cao chất lượng tư vấn, tạo ấn tượng tốt và giúp học sinh, học viên và phụ huynh có cái nhìn rõ ràng hơn về ngôi trường, trung tâm của bạn.

Đánh giá bài đăng này?

Bấm vào một ngôi sao để đánh giá nó!