Cách Viết Email Hẹn Phỏng Vấn Kèm Mẫu Chi Tiết (Anh + Việt)

Alehub Solution 13 Tháng chín, 2024

Một email hẹn phỏng vấn chuyên nghiệp và rõ ràng sẽ giúp nhà tuyển dụng tạo ấn tượng tốt với ứng viên ngay từ đầu. Trong bài viết lần này, Alehub sẽ bật mí về cách viết thư hẹn phỏng vấn, kèm theo một số mẫu email hẹn lịch phỏng vấn tiếng Việt và tiếng Anh.

Mục lục bài viết

1. Bật Mí Cách Viết Email Hẹn Phỏng Vấn Tiêu Chuẩn

Cách Viết Email Hẹn Phỏng Vấn Tiêu Chuẩn

Email hẹn phỏng vấn được nhà tuyển dụng sử dụng để thông báo về việc hồ sơ của ứng viên đã được lựa chọn tham dự vòng phỏng vấn. Đây cũng là cơ hội để nhà tuyển dụng có thể tạo ấn tượng ban đầu chuyên nghiệp và tạo sự tin tưởng cho ứng viên.

Dưới đây là hướng dẫn ngắn gọn về cách viết email hẹn lịch phỏng vấn chuyên nghiệp:

1.1. Nội dung cần có trong email hẹn lịch phỏng vấn

Cấu trúc cơ bản của một email hẹn phỏng vấn tiêu chuẩn sẽ bao gồm các nội dung sau:

Tiêu đề: Ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện được mục đích của email.

Ví dụ: [Tên công ty] Thư mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] – [Tên ứng viên]

Chào hỏi và giới thiệu: Chào hỏi lịch sự theo đúng form của một email thông thường, nhắc lại vị trí ứng tuyển và bày tỏ sự quan tâm đến hồ sơ của ứng viên.
Chúc mừng ứng viên: Gửi lời cảm ơn đến ứng viên vì đã quan tâm đến vị trí và thông báo về việc ứng viên được lựa chọn vào vòng phỏng vấn.
Thông tin về buổi phỏng vấn: Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về buổi phỏng vấn, bao gồm: thời gian, địa điểm, hình thức và thông tin về người phỏng vấn.
Liệt kê tài liệu cần chuẩn bị: Liệt kê rõ ràng các tài liệu hoặc giấy tờ mà ứng viên cần mang theo (nếu có).
Thông tin liên hệ: Cung cấp thông tin liên hệ (email, số điện thoại) để ứng viên có thể liên hệ khi cần thiết.
Lời cảm ơn: Một lần nữa cảm ơn ứng viên vì đã quan tâm đến công ty và thể hiện sự mong chờ đối với buổi phỏng vấn.
Chữ ký: Tên, chức danh, thông tin liên hệ của người gửi email.

1.2. Cách viết email hẹn lịch phỏng vấn

Để tạo ra một email hẹn phỏng vấn tiêu chuẩn, đảm bảo sự chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị các thông tin cần thiết, bao gồm thông tin về ứng viên như họ tên, vị trí ứng tuyển, ngày gửi hồ sơ… và thông tin về buổi phỏng vấn.
Bước 2: Lựa chọn mẫu email phù hợp: Nhà tuyển dụng có thể lựa chọn tham khảo các mẫu thư hẹn phỏng vấn sẵn có và tùy chỉnh theo thông tin của mình, hoặc tự xây dựng email dựa trên cấu trúc chung.
Bước 3: Tiến hành viết email. Trong quá trình này, cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự; nội dung cần phải rõ ràng, súc tích, đi thẳng vào vấn đề chính. Nên điều chỉnh nội dung để phù hợp với từng ứng viên thay vì sử dụng chung một mẫu email cho tất cả.
Bước 4: Gửi email. Trước khi gửi, cần kiểm tra lại thông tin về buổi phỏng vấn, tên và địa chỉ email của ứng viên để đảm bảo không xảy ra sai sót. Lưu ý nên gửi email vào giờ hành chính và gọi điện xác nhận lại với ứng viên sau khi đã gửi thư, đảm bảo ứng viên không bỏ lỡ thư.

2. 6 Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn (Tiếng Việt + Tiếng Anh)

Mẫu Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn (Tiếng Việt + Tiếng Anh)

Dưới đây là một số mẫu email hẹn lịch phỏng vấn trong từng trường hợp bằng tiếng Việt và tiếng Anh mà Alehub đã tổng hợp:

2.1. Mẫu email hẹn lịch phỏng vấn trực tiếp

Kính gửi [Tên ứng viên],

Lời đầu tiên, chúng tôi cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Thông qua hồ sơ của bạn, chúng tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm và kỹ năng mà bạn có. Chính vì vậy, chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng hồ sơ của bạn đã được lựa chọn để tham gia vòng phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Để chúng tôi có thể đánh giá chính xác hơn về năng lực của bạn, chúng tôi xin trân trọng mời bạn tham gia buổi phỏng vấn trực tiếp tại [Tên công ty].

Thông tin về buổi phỏng vấn như sau:

- Thời gian: [Giờ], [Ngày]
- Địa điểm: [Địa chỉ cụ thể]
- Người phỏng vấn: [Tên – Chức danh]

Khi đến tham gia phỏng vấn, bạn vui lòng mang theo:

- [Tài liệu 1]
- [Tài liệu 2]
- […]

Hy vọng bạn sẽ có mặt đúng giờ để buổi phỏng vấn được diễn ra một cách suôn sẻ.

Vui lòng phản hồi lại thư này và xác nhận lại thông tin phỏng vấn để chúng tôi chuẩn bị tiếp đón bạn chu đáo nhất.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ số điện thoại [Số điện thoại] hoặc email [Địa chỉ email].

Rất mong được gặp bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới cũng như có cơ hội làm việc với bạn trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên người gửi email]

[Chức danh]

[Công ty]

2.2. Mẫu email hẹn phỏng vấn online

Kính gửi [Tên ứng viên],

Hội đồng Tuyển dụng và Ban lãnh đạo Công ty [Tên công ty] xin gửi tới bạn lời chào và lời chúc sức khỏe.

Sau khi đánh giá sơ bộ về hồ sơ ứng tuyển của bạn, Công ty nhận thấy bạn phù hợp với yêu cầu cho vị trí [Tên vị trí].

Để có thể trao đổi chi tiết hơn về công việc, cũng như đưa ra đánh giá toàn diện hơn về kiến thức và năng lực của bạn, chúng tôi kính mời bạn tham gia buổi phỏng vấn online với Ban Tuyển dụng của [Tên công ty].

Thông tin buổi phỏng vấn như sau:

- Vị trí: [Tên vị trí]
- Thời gian: [Giờ], [Ngày]
- Hình thức: Phỏng vấn online qua nền tảng [Tên nền tảng]
- Link tham dự: [Link]

Để đảm bảo buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, vui lòng kiểm tra kết nối Internet và thiết bị của bạn trước khi bắt đầu.

Vui lòng xác nhận thông tin buổi phỏng vấn qua mail này.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ qua số điện thoại [Số điện thoại] hoặc email [Địa chỉ email].

Chúc bạn có một buổi phỏng vấn thành công!

Trân trọng,

[Tên người gửi email]

[Chức danh]

[Công ty]

2.3. Email hẹn lịch phỏng vấn qua Skype

Thân gửi [Tên ứng viên],

Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng hồ sơ của bạn đã được lựa chọn để tham gia vòng phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Sau khi đánh giá hồ sơ ứng tuyển, chúng tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm và kỹ năng của bạn. Để hiểu rõ hơn về bạn và trao đổi về cơ hội này, chúng tôi xin mời bạn tham gia buổi phỏng vấn qua Skype:

- Thời gian: [Giờ], [Ngày]
- Link cuộc họp: [Link cuộc họp trên Skype]
- ID cuộc họp: [ID cuộc họp]
- Mật khẩu (nếu có): [Mật khẩu]

Vui lòng tải và cài đặt ứng dụng Skype trước khi bắt đầu cuộc phỏng vấn để đảm bảo chất lượng của cuộc gọi tốt nhất.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại [Số điện thoại] hoặc email [Địa chỉ email].

Chúc bạn có một buổi phỏng vấn thành công!

Trân trọng,

[Tên người gửi email]

[Chức danh]

[Công ty]

2.4. Mẫu email hẹn phỏng vấn nhiều vòng

Kính gửi [Tên ứng viên],

[Tên công ty] xin gửi lời cảm ơn bạn vì đã dành thời gian ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Công ty đánh giá cao về những kinh nghiệm và kỹ năng bạn đã trình bày trong CV. Chính vì vậy, Công ty rất vui mừng thông báo rằng CV của bạn đã được lựa chọn để tham gia vào vòng phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty.

Để đánh giá toàn diện hơn về năng lực và trình độ của bạn, Công ty mời bạn tham dự hai vòng phỏng vấn:

Vòng 1: Phỏng vấn Chuyên môn

- Thời gian: [Giờ], [Ngày]
- Hình thức: [Trực tiếp/Điện thoại/Skype]
- Địa điểm: [Địa chỉ hoặc link cuộc họp]
- Người phỏng vấn: [Tên – Chức danh]
- Mục đích: Đánh giá kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm làm việc

Vòng 2: Phỏng vấn Văn hóa

- Thời gian: [Giờ], [Ngày]
- Hình thức: [Trực tiếp/Điện thoại/Skype]
- Địa điểm: [Địa chỉ hoặc link cuộc họp]
- Người phỏng vấn: [Tên – Chức danh]
- Mục đích: Đánh giá kỹ năng mềm và sự phù hợp với văn hóa công ty.

Để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, vui lòng mang theo [Liệt kê các tài liệu cần thiết].

Vui lòng xác nhận lại thông tin buổi phỏng vấn trước [Giờ], [Ngày]. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với [Tên – Chức danh] qua:

- Số điện thoại: [Số điện thoại]
- Email: [Địa chỉ email]

[Tên công ty] rất mong được gặp và trao đổi với bạn.

Trân trọng,

[Tên người gửi email]

[Chức danh]

[Công ty]

2.5. Thư hẹn phỏng vấn bằng tiếng Anh 1

Dear [Candidate’s name],

We are so thankful to receive your application for the [Position’s name] position at [Company’s name]. After reviewing your submitted materials, we are impressed by your background and experience. Therefore, we would like to invite you for an interview to further discuss your potential and skills for this position.

Here are the details of the interview:

- Date & Time: [Date], [Time]
- Location: [Company address]
- Interviewers: [Interviewer’s Name – Position]

Please confirm your attendance by replying to this email before [Time], [Date]. If you have any questions, please don’t hesitate to contact me at [Phone number] or [Email address].

We look forward to meeting you.

Sincerely,

[Signature]

2.6. Email hẹn phỏng vấn tiếng Anh 2

Dear [Candidate’s name],

Thank you for your interest in [Position’s name] at [Company’s name]. We have carefully reviewed and were impressed by your application for the [Position’s name] position. Your skills and experience make you a strong candidate for this role.

Therefore, we are pleased to invite you for a video interview to further discuss your potentials and knowledge for this position.

Interview details:

- Time and Date: [Time], [Date]
- Platform: [Platform name]
- Link: [Meeting’s link]
- Interviewer(s): [Interviewers’ Name – Position]

Please ensure you have a stable internet connection and a quiet place to conduct the interview.

If you have any questions, feel free to contact us via [Phone number] or [Email address].

We’re looking forward to meeting you.

Sincerely,

[Signature]

3. Cần Lưu Ý Những Gì Khi Viết Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn?

Cần Lưu Ý Những Gì Khi Viết Email Hẹn Lịch Phỏng Vấn?

Để đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng và chuyên nghiệp hơn khi tiến hành viết email hẹn lịch phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên lưu ý một số vấn đề sau:

Lịch sự, chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp.
Rõ ràng, súc tích: Trình bày nội dung rõ ràng, súc tích, tránh sử dụng những câu văn quá dài và phức tạp.
Đưa ra chỉ dẫn cụ thể: Trong trường hợp địa chỉ công ty khó tìm kiếm, hãy đưa ra chỉ dẫn cụ thể hoặc gắn link Google Maps để ứng viên có thể dễ dàng tìm kiếm địa chỉ công ty.
Gửi đúng thời điểm: Nên gửi email vào giờ hành chính để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Nên gọi lại cho ứng viên để xác nhận họ đã nhận được email, đảm bảo không bỏ lỡ thông tin.
Kiểm tra kỹ tất cả thông tin trước khi gửi, tránh nhầm lẫn tên ứng viên hoặc địa chỉ email.

Trên đây là toàn bộ gợi ý của Alehub về cách viết email hẹn phỏng vấn chuyên nghiệp. Hy vọng những chia sẻ vừa rồi có thể giúp bạn thể hiện được sự tinh tế và khéo léo khi gửi email hẹn phỏng vấn cho ứng viên.

Đánh giá bài đăng này?

Bấm vào một ngôi sao để đánh giá nó!