5 Mẫu Thư Từ Chối Ứng Viên Chuyên Nghiệp Nhà Tuyển Dụng Nên Biết

Alehub Solution 5 Tháng bảy, 2024

Thư từ chối ứng viên là dạng email được sử dụng trong trường hợp nhà tuyển dụng muốn thông báo cho ứng viên biết rằng họ đã không được chọn cho vị trí mà họ đã ứng tuyển. Trong bài viết hôm nay, Alehub sẽ chia sẻ đến bạn về các nội dung cần có trong một email từ chối ứng viên, kèm theo đó là 5 mẫu thư từ chối phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo.

Mục lục bài viết

1. Nội Dung Cần Có Trong Email Từ Chối Ứng Viên

Nội Dung Cần Có Trong Email Từ Chối Ứng Viên

Tiêu đề

Tiêu đề email đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của người nhận và khuyến khích họ mở thư. Đối với tiêu đề của một email từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng nên lưu ý các yếu tố sau:

Rõ ràng, ngắn gọn, súc tích
Đảm bảo tính chuyên nghiệp, lịch sự, khéo léo
Có thể sử dụng tên của ứng viên trong tiêu đề email

Ví dụ: KẾT QUẢ PHỎNG VẤN VỊ TRÍ [TÊN VỊ TRÍ] – CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]

Lời cảm ơn

Ở phần mở đầu thư, hay gửi lời cảm ơn đối với ứng viên đã dành thời gian tìm hiểm và ứng tuyển vào vị trí mà công ty đang tuyển dụng. Đồng thời bày tỏ sự trân trọng đối với hồ sơ và những nỗ lực của ứng viên.

Ví dụ: “Lời đầu tiên, [Tên công ty] xin phép gửi lời cảm ơn đến bạn vì đã dành thời gian tìm hiểu và ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”

Thông báo kết quả

Sau lời cảm ơn, hãy thông báo cho ứng viên biết rằng họ không được chọn cho vị trí mà họ đã ứng tuyển. Lưu ý nên sử dụng ngôn ngữ nhẹ nhàng, lịch sự, tránh gây tổn thương hoặc xúc phạm ứng viên.

Ví dụ: “Tuy nhiên, sau khi trải qua quá trình đánh giá và hội ý với hội đồng phỏng vấn, [Tên công ty] rất tiếc khi chưa thể hợp tác với bạn tại thời điểm này”

Đưa ra lý do từ chối (không bắt buộc)

Tùy vào trường hợp cụ thể, nhà tuyển dụng có thể trình bày ngắn gọn lý do vì sao ứng viên không được chọn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc giải thích lý do nên được thực hiện một cách tế nhị, tránh đi sâu và chi tiết gây ảnh hưởng đến ứng viên.

Động viên và khích lệ

Sau khi thông báo kết quả, nhà tuyển dụng có thể động viên, khích lệ ứng viên tiếp tục theo đuổi đam mê thông qua các cơ hội nghề nghiệp khác. Nhà tuyển dụng cũng có thể gợi ý ứng viên ứng tuyển vào các vị trí khác phù hợp hơn trong tương lai tại công ty (nếu có), hoặc giới thiệu họ đến các công ty khác.

Trước khi kết email, hãy gửi lời cảm ơn và lời chúc tốt đẹp đến cho ứng viên.

Ví dụ: “Chúc bạn sớm tìm được công việc phù hợp với năng lực và mong muốn của bản thân.”

Ký tên kèm thông tin liên hệ

Ở cuối email, hãy ký đầy đủ họ và tên của người gửi email, kèm theo chức vụ và thông tin liên hệ để hứng viên có thể trao đổi thêm nếu cần thiết.

2. Phân loại thư từ chối ứng viên

Phân loại thư từ chối ứng viên

Có nhiều loại thư từ chối ứng viên được sử dụng với nhiều lý do, trong nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là một số loại thư từ chối ứng viên phổ biến mà các nhà tuyển dụng thường sử dụng:

Thư từ chối ứng viên không đủ tiêu chuẩn

Đây là loại thư từ chối trong trường hợp ứng viên thiếu các tiêu chuẩn cần thiết, hoặc có trình độ kém hơn yêu cầu của doanh nghiệp.

Thư từ chối ứng viên không phù hợp

Đây là loại email được sử dụng trong trường hợp ứng viên không phù hợp với vị trí công việc đang ứng tuyển (thiếu kỹ năng chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm cần thiết)…

Thư từ chối ứng viên không đủ điều kiện thực tập

Được sử dụng trong trường hợp ứng viên không phù hợp với vị trí thực tập. Lý do có thể là do không thỏa thuận được về thời gian, mức lương, phúc lợi… hoặc do ứng viên không có đáp ứng được các điều kiện về kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm… để thực tập.

Thư từ chối sau phỏng vấn

Loại thư này được sử dụng khi ứng viên đã vượt qua vòng sơ tuyển, tuy nhiên trong quá trình phỏng vấn lại chưa thể hiện tốt hoặc để lại ấn tượng không tốt với nhà tuyển dụng.

Thư từ chối ứng viên nội bộ

Được sử dụng trong trường hợp ứng viên là nhân viên đang làm trong doanh nghiệp có nguyện vọng được chuyển sang một vị trí khác trong công ty, nhưng lại không đủ điều kiện để chuyển vị trí hoặc do vị trí đó không cần tuyển dụng thêm thành viên mới.

Thư từ chối ứng viên nộp muộn

Ứng viên đáp ứng đủ yêu cầu về trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm nhưng lại nộp đơn quá muộn so với thời hạn. Với trường hợp này, nếu ứng viên vẫn có nguyện vọng được ứng tuyển, nhà tuyển dụng có thể cân nhắc thông báo trước cho họ về thời gian của đợt tuyển dụng tiếp theo.

Thư từ chối không tiết lộ lý do

Được sử dụng trong trường hợp ứng viên bị từ chối, nhưng nhà tuyển dụng từ chối tiết lộ lý do.

2. 5 Mẫu Thư Từ Chối Ứng Viên Lịch Sự, Tinh Tế

5 Mẫu Thư Từ Chối Ứng Viên Lịch Sự, Tinh Tế

2.1. Mẫu thư từ chối ứng viên thông dụng

Mẫu 1

Tiêu đề: THÔNG BÁO KẾT QUẢ NỘP HỒ SƠ VỊ TRÍ [TÊN VỊ TRÍ] – CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]

Nội dung:

Kính gửi [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm và ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Chúng tôi đã nhận được hồ sơ của bạn và đã xem xét kỹ lưỡng.

Tuy nhiên, do số lượng ứng viên đông và yêu cầu cao cho vị trí này, chúng tôi không thể tiến hành phỏng vấn tất cả các ứng viên. Do đó, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn đã không được chọn để phỏng vấn cho vị trí này trong lần này.

Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn dành cho [Tên công ty]. Hy vọng rằng chúng tôi sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn vào một ngày nào đó trong tương lai.

Chúc bạn may mắn trong hành trình tìm kiếm cơ hội phù hợp khác.

Trân trọng,

[Ký tên]

Thông tin liên hệ:

Mẫu 2

Tiêu đề: KẾT QUẢ PHỎNG VẤN VỊ TRÍ [TÊN VỊ TRÍ] – CÔNG TY [TÊN CÔNG TY] – [TÊN ỨNG VIÊN]

Nội dung:

Thân gửi bạn [Tên ưng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham dự buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty] vào ngày [Ngày phỏng vấn]. Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn dành cho công ty và vị trí này.

Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng hồ sơ của bạn và kết quả phỏng vấn, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn đã không được chọn cho vị trí này trong lần này.

Quyết định này không hề dễ dàng vì chúng tôi nhận thấy bạn có nhiều phẩm chất và kỹ năng phù hợp với yêu cầu của công việc. Tuy nhiên, do một số yếu tố khác như kinh nghiệm chuyên môn, kỹ năng phù hợp với yêu cầu cụ thể của vị trí, và sự phù hợp với văn hóa công ty, chúng tôi đã rất tiếc chưa thể hợp tác với bạn trong lần này.

Chúng tôi hy vọng bạn có thể tiếp tục quan tâm đến [Tên công ty] và ứng tuyển cho những vị trí phù hợp khác trong tương lai. Chúng tôi sẽ lưu giữ hồ sơ của bạn trong vòng [Số tháng] tháng và sẽ liên lạc nếu có vị trí phù hợp với bạn.

Chúc bạn may mắn và thành công trong sự nghiệp.

Trân trọng,

[Ký tên]

Thông tin liên hệ:

2.2. Mẫu email từ chối ứng viên trong trường hợp không được chọn phỏng vấn

Tiêu đề: THƯ CẢM ƠN – CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]

Nội dung:

Thân gửi [Tên ứng viên],

Lời đầu tiên, [Tên công ty] rất cảm ơn Bạn vì đã dành thời gian tìm hiểu và ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Sau khi xem xét hồ sơ của Bạn, chúng tôi đánh giá cao những thế mạnh, kinh nghiệm mà Bạn thể hiện. Tuy nhiên, vì một vài lý do mà chúng tôi thấy rằng Bạn chưa thực sự phù hợp với yêu cầu của Công ty ở thời điểm này. Do vậy, chúng tôi xin phép lưu giữ thông tin của Bạn và liên hệ khi có vị trí phù hợp.

Nếu Bạn có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ qua email [Địa chỉ email] hoặc số điện thoại [Số điện thoại] để được giải đáp trực tiếp.

[Tên công ty] rất hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác cùng Bạn trong tương lai. Chúc Bạn luôn mạnh khỏe và thành công.

Trân trọng,

[Ký tên]

Thông tin liên hệ:

2.3. Mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn

Tiêu đề: KẾT QUẢ PHỎNG VẤN VỊ TRÍ [TÊN VỊ TRÍ] – CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]

Nội dung:

Chào bạn [Tên ứng viên],

Đầu tiên, [Tên công ty] rất cảm ơn Bạn vì đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn trực tiếp cho vị trí [Tên vị trí] của chúng tôi. [Tên công ty] đánh giá cao sự cố gắng, lòng nhiệt thành của bạn đối với công việc mới, cũng như những gì Bạn đã thể hiện trong suốt quá trình gặp gỡ và trao đổi.

Tuy nhiên, sau khi xem xét và cân nhắc kĩ trường hợp của bạn, [Tên công ty] rất tiếc khi không thể lựa chọn bạn cùng đồng hành với chúng tôi vào thời điểm này.

[Tên công ty] xin phép giữ lại hồ sơ của bạn [Tên ứng viên], và mong rằng có thể được hợp tác với bạn tại một thời điểm khác trong tương lai.

Chúc bạn luôn may mắn trên chặng đường sắp tới.

Trân trọng,

[Ký tên]

Thông tin liên hệ:

2.4. Mẫu thư từ chối nhận ứng viên sau thử việc

Tiêu đề: [TÊN CÔNG TY] THÔNG BÁO KẾT QUẢ THỬ VIỆC – VỊ TRÍ [TÊN VỊ TRÍ]

Nội dung:

Kính gửi Anh/ Chị [Tên ứng viên],

Lời đầu tiên, chúng tôi muốn bày tỏ sự cảm kích của mình đến bạn vì đã dành thời gian và nỗ lực trong suốt khoảng thời gian thử việc vừa qua tại [Tên công ty].

Tuy nhiên, sau khi xem xét và đánh giá tổng thể, chúng tôi nhận thấy rằng bạn chưa thực sự phù hợp với điều kiện và yêu cầu công việc cho vị trí [Tên vị trí] tại công ty chúng tôi. Chính vì vậy, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn đã không vượt qua vòng thử việc tại [Tên công ty].

Công ty sẽ thanh toán cho bạn đầy đủ các khoản lương, thưởng và chế độ phúc lợi theo quy định của pháp luật và thỏa thuận trong thời gian thử việc đã được đôi bên thống nhất trước đó.

Chúng tôi mong rằng bạn sẽ tiếp tục nỗ lực học hỏi và trau dồi kỹ năng để có thể tìm kiếm được cơ hội phù hợp hơn trong tương lai.

Chúc bạn sức khỏe và thành công!

Trân trọng,

[Ký tên]

Thông tin liên hệ:

>> Xem thêm: [FREE] Top 9 Form Mẫu Đánh Giá Ứng Viên Sau Phỏng Vấn Chi Tiết

3. Cần Lưu Ý Những Gì Khi Gửi Thư Từ Chối Nhận Ứng Viên?

Cần Lưu Ý Những Gì Khi Gửi Thư Từ Chối Nhận Ứng Viên?

Chuyên nghiệp và lịch sự

Chuyên nghiệp và uy tín là hai yếu tố cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu trong mắt ứng viên, khách hàng và đối tác. Đặc biệt, trong quá trình tuyển dụng, một doanh nghiệp với danh tiếng tốt và độ uy tín cao sẽ dễ thu hút sự chú ý của các ứng viên ưu tú hơn.

Để giữ được sự chuyên nghiệp và lịch sự trong quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp nên lưu ý:

Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với ứng viên
Không sử dụng ngôn ngữ tiêu cực, gây tổn thương cho ứng viên
Thông báo trực tiếp, rõ ràng, tránh vòng vo gây hiểu lầm
Thể hiện sự quan tâm và hỗ trợ ứng viên
Kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi, đảm bảo không có lỗi sai chính tả

Gửi email đúng thời hạn

Các doanh nghiệp nên gửi email thông báo kết quả theo đúng thời gian đã thông báo trong JD hoặc trong buổi phỏng vấn. Nếu trong quy chế của doanh nghiệp không có thời hạn cụ thể trong việc này, nhà tuyển dụng nên chủ động gửi càng sớm càng tốt, mà lý tưởng nhất là ngay sau khi đã có quyết định tuyển dụng. Điều này sẽ giúp ứng viên biết kết quả sớm nhất có thể, tránh để họ chờ đợi quá lâu. Ngoài ra, việc gửi thư nhanh chóng thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian và sự quan tâm của ứng viên.

Không từ chối qua điện thoại

Các doanh nghiệp nên hạn chế việc thông báo kết quả phỏng vấn qua điện thoại. Bởi điều này có thể gây mất thời gian, đồng thời cũng thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, dễ khiến ứng viên rơi vào tình huống khó xử.

Lưu trữ hồ sơ

Trong quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng có thể sẽ gặp các ứng viên không có đủ năng lực cho vị trí công việc này, nhưng lại phù hợp với vị trí khác; hoặc ứng viên gần như đã đáp ứng được toàn bộ yêu cầu của doanh nghiệp, nhưng vì một vài lý do mà không được chọn. Đối với trường hợp này, nhà tuyển dụng có thể lựa chọn lưu trữ hồ sơ của ứng viên trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định của công ty và chủ động liên hệ với ứng viên khi cần thiết.

Trên đây là toàn bộ nội dung chi tiết về cách viết mẫu thư từ chối ứng viên mà Alehub muốn chia sẻ đến bạn. Hi vọng rằng những thông tin có trong bài có thể giúp phần nào cho các nhà tuyển dụng trong quá trình tìm kiếm những ứng viên tài năng nhất cho doanh nghiệp của mình.

Đánh giá bài đăng này?

Bấm vào một ngôi sao để đánh giá nó!